Paste your Google Webmaster Tools verification code here
syndic de copropriété

Mieux comprendre le fonctionnement du syndic de copropriété

En tant que propriétaire, il est probable que vous soyez en relation avec un syndic de copropriété. En effet, actuellement près de 3 logements sur 10 sont en copropriété, et il y a 20 ans, cette part était de 20%. Autant dire qu’avec la croissance de la construction de logements collectifs, cette proportion n’est pas prête de baisser !

Aussi, chez La Gestion En Ligne, il nous a semblé important de s’attarder sur ce sujet et vous détailler son fonctionnement.

 

 

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

 

Définition

Le syndic de copropriété est soit une personne morale, soit une personne physique, qui a pour charge de représenter le syndicat de copropriété et de gérer les parties communes de la copropriété.

En effet, chaque lot de copropriété comprend à la fois :

  • Une partie privative, gérée par le copropriétaire
  • Une quote-part des parties communes, gérée par le syndic de copropriété.

Il ne doit donc pas être confondu avec le syndicat de copropriété, qui est l’ensemble des copropriétaires.

 

Origine légale

Le syndic de copropriété trouve son origine dans la loi 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Il est en effet obligatoire à partir de 2 copropriétaires.

Le syndic de copropriété pourra alors être bénévole ou bien professionnel. Dans ce cas, ce dernier devra remplir certaines obligations :

  • Être détenteur de la carte S délivrée par la chambre de commerce et industrie
  • Souscrire à une assurance de responsabilité professionnelle
  • Avoir une garantie financière en cas de faillite

 

La désignation du syndic de propriété

Elle diffère suivant la typologie de la copropriété, suivant si elle est déjà existante ou bien nouvelle.

 

Pour les copropriétés existantes

Plusieurs projets de contrat de syndic doivent être présentés aux copropriétaires par le conseil syndical. Ces projets doivent contenir obligatoirement une fiche d’information avec les prestations du syndic, ainsi que ses tarifs.

Tout copropriétaire peut également soumettre une proposition de projet dans les mêmes conditions pour être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Si aucun projet n’est présenté alors que le contrat du syndic existant est expiré, alors le tribunal peut être saisi par un ou plusieurs copropriétaires, le maire de la commune ou le président de l’établissement public de coopération intercommunal (EPCI) compétent en matière d’habitat.

Cette présentation des projets de contrat de syndic n’est cependant pas obligatoire indifféremment, si :

  • La copropriété n’a pas de conseil syndical
  • Les copropriétaires s’y sont opposés par un vote à la majorité absolument, l’année précédente

Le choix du syndic se fait par vote, à la majorité absolue, des copropriétaires lors d’une assemblée générale.

Pour les nouvelles copropriétés

Le règlement de copropriété, rédigé par le promoteur ou entre les copropriétaires et promoteur, doit indiquer un syndic provisoire. La mission de ce dernier sera alors de réunir la première assemblée générale qui aura pour objet de désigner un syndic de copropriété.

Le process sera alors identique à celui d’une copropriété déjà existante avec la présentation de plusieurs contrats de syndic par le conseil syndical, avec les fiches d’information, et un vote à la majorité absolue pour désigner le syndic choisi.

 

 

Les missions du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété étant le représentant légal du syndicat des copropriétaires, sa mission est de s’assurer du bon état d’usage et de jouissance des parties communes. Il gère à la fois la partie administrative et financière de la copropriété.

 

La gestion financière de la copropriété

Le syndic de copropriété se doit de :

  • Réaliser un budget prévisionnel de la propriété
  • Soumettre ce budget au vote des copropriétaires
  • Posséder un compte au nom du syndicat des copropriétaires
  • Recevoir sur ce compte les sommes affectées à la bonne gestion de la copropriété

 

La gestion administrative de la copropriété

Le syndic de copropriété se doit de remplir certaines missions de manière autonome, tandis que d’autres devront être soumises à un vote de l’assemblée générale des copropriétaires

Les missions autonomes

Elles sont nombreuses :

  • Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
  • Lister, et mettre à jour, l’ensemble des copropriétaires avec leur lot, état civil, domicile et, s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique
  • Veiller au bon respect du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale
  • Administrer l’immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d’urgence, faire exécuter les travaux nécessaires
  • Représenter le syndicat de copropriétaires en justice
  • Établir et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble
  • Informer les occupants de l’immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale
  • Gérer les archives du syndicat de copropriétaires
  • Mettre en ligne avec un accès sécurisé les documents téléchargeables et imprimables, de la copropriété pour les membres du conseil syndical et des copropriétaires

Bon à savoir : Ce dernier point a notamment fait l’objet du décret n°2019-502 du 23 mai 2019 avec une application à partir du 1er juillet 2020. Il s’agit d’un vrai enjeu de transparence, avec notamment des pénalités en cas de non-respect de la diffusion des informations et documents. Certains ne sont accessibles qu’aux membres du conseil syndical, d’autres à l’ensemble des copropriétaires, et à chaque copropriétaire individuellement.

Les missions soumises au vote

Certaines missions sont par contre soumises à l’approbation de l’assemblée générale avant mise en exécution :

  • Souscrire un contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat
  • Déléguer la gestion des archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée
  • Signer les contrats avec des prestataires

 

 

Les moyens du syndic de copropriété

Afin de pouvoir remplir ses missions, le syndic de copropriété dispose d’un certain nombre de moyens.

 

Le mandat du syndic

Ce mandat concrétise le projet qui a été présenté et adopté pendant l’assemblée générale des copropriétaires. Il lui donne ainsi les droits pour gérer administrativement et financièrement la copropriété.

Il doit toutefois respecter un contrat type dont le contenu est réglementé depuis le décret n°2015-342 du 26 mars 2015.

Celui-ci doit alors faire apparaître les informations suivantes :

  • Le début et la fin du mandat, avec sa durée
  • Les conditions de la rémunération
  • Les conditions d’exécution du mandat

Si la durée initiale du mandat est décidée en assemblée générale, elle dépend de certains facteurs :

  • Dans le cas général, elle est de 3 ans maximum
  • Si le syndic, ou toute personne avec laquelle il vit en couple peu importe le statut ou bien est lié, elle est de 1 an maximum

Le renouvellement du mandat se réalise au cours d’une assemblée générale et doit être adopté à la majorité absolue.

Le non-renouvellement du mandat, qu’il soit à l’initiative de la copropriété ou du syndicat de copropriété, doit se faire au plus tard dans les 3 mois précédent l’assemblée générale devant décider du renouvellement ou non du mandat.

 

La rémunération du syndic de copropriété

Celle-ci sera différente s’il s’agit d’un syndic professionnel ou bien d’un syndic bénévole.

Pour le syndic professionnel

Cette rémunération comprend deux types d’éléments :

  • Le forfait pour la gestion courante de l’immeuble, entrant dans le cadre de ses missions. Ce forfait est réglementé par l’arrêté du 10 mars 2010
  • Des honoraires spécifiques pour des missions complémentaires non prévues dans le mandat

Le syndic peut proposer librement ses tarifs, qui sont alors soumis au vote de l’assemblée générale. Si lors du vote, la majorité absolue n’a pas été atteinte et qu’au moins un tiers des voix a été émis, un deuxième vote pourra avoir lieu mais dans ce cas il sera soumis à la majorité simple.

Pour le syndic bénévole

Comme son nom l’indique, il n’est pas rémunéré, mais il pourra toutefois être remboursé des frais engagés pour la gestion de la copropriété.

 

 

Comment changer de syndic de propriété ?

Si le syndic de copropriété peut ne pas souhaiter renouveler son mandat, l’initiative vient le plus souvent des copropriétaires.

 

La procédure en fin de mandat

Il est du ressort du syndic de mettre à l’ordre du jour le renouvellement, ou pas, du mandant de syndic, dans les 3 mois qui précède la fin du mandat.

Comme lors de la mise en place du syndic, plusieurs projets doivent être présentés à l’assemblée générale, soit à l’initiative du syndicat de copropriétaire, soit d’un copropriétaire. Comme pour le vote de la rémunération, si au premier tour il n’y a pas de majorité absolue et qu’il y a au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote pourra avoir lieu lors de la même assemblée et le choix se fera alors à la majorité simple.

C’est également lors de cette assemblée que sera décidée des dates de fin du syndic actuel, et de la prise de fonction du nouveau syndic. Celui-ci se fera au plus tôt un jour franc, avoir un report possible en cas de week-end ou jour férié.

La décision sera entérinée par le procès-verbal établi par le secrétaire de séance. Ce procès-verbal sera alors transmis aux copropriétaires opposants ou défaillants, afin de leur permettre un recours sous deux mois maximum, en cas d’irrégularité.

De son côté, l’ancien syndic devra transmettre les documents au nouveau syndic.

 

La procédure en cours de mandat

En cas de faits graves, il est possible d’arrêter le mandat d’un syndic. Cette décision doit être prise en assemblée générale et peut être réalisée à l’initiative du conseil syndical ou bien d’un ou plusieurs copropriétaires.

Le syndic devra inscrire la demande à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. En cas de refus de ce dernier, le conseil syndical ou, un ou plusieurs copropriétaires, peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire.

C’est lors de l’assemblée générale, que le syndicat des copropriétaires devra apporter la preuve des manquements du syndic de copropriété. La décision d’arrêt du mandat devra alors être voté à la majorité absolue. Si celle-ci n’est pas atteinte, un second vote aura lieu :

  • Lors de la même assemblée, si la décision d’arrêt du mandat recueillait au moins un tiers des voix des copropriétaires
  • Lors d’une nouvelle assemblée qui devra être convoquée dans les 3 mois et dont la décision sera prise à la majorité simple

Les conditions de l’arrêt se feront dans les mêmes conditions qu’en cas de procédure en fin de mandat.

Bon à savoir : une rupture abusive du mandat pourra faire l’objet d’un paiement de dommages et intérêts auprès du syndic de copropriété.

 

La transmission des documents

Le syndic de copropriété sortant dispose de différents délais suite à l’arrêt de ses fonctions, pour remettre les documents à son successeur :

  • 15 jours pour la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires
  • 1 mois pour l’ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires, ou le cas échéant avertir le prestataire à qui le service a été délégué, ainsi que les documents relatifs à l’immeuble
  • 3 mois pour l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture

Bon à savoir : si les documents ne sont pas transmis dans les délais, une mise en demeure doit être envoyée par le nouveau syndic ou le président du conseil syndical. Celle-ci doit être fait par lettre recommandée avec accusé de réception, lettre recommandée électronique, ou bien en remise contre récépissé ou émargement.

Si passé un délai de 8 jours, rien n’a été fait, dans ce cas le nouveau syndic de copropriété ou bien le président du conseil syndical peut effectuer une saisine du tribunal. Le juge pourra alors prononcer une remise sous astreinte, avec le cas échéant des dommages et intérêts.

 

 

Le recours à un syndic de propriété professionnel n’est pas obligatoire. En tant que propriétaire, vous pouvez décider de monter un syndic de copropriété bénévole. C’est d’ailleurs souvent la solution choisie dans les petites copropriétés, mais attention il faut bien peser le pour et le contre avant d’en monter un, car sa mise en place n’est pas simple, et son fonctionnement nécessite pas mal de prérequis.