Syndic de copropriété professionnel, le plus fréquent pour gérer votre copropriété

Si vous êtes propriétaire d’un bien ou en train d’acheter en copropriété, il y a de fortes chances pour que celle-ci soit gérée par un syndic de copropriété professionnel. En effet, les syndics professionnels s’occupent de plus de la moitié des 533.266 copropriétés immatriculées au registre national au 30 septembre 2022.

Alors pour mieux comprendre le fonctionnement du syndic d’une manière générale, et plus spécifiquement du syndic professionnel, l’équipe de la Gestion En Ligne vous détaille les différences entre chacun, leurs avantages et inconvénients.

Comprendre le syndic de copropriété

Le syndic de copropriété professionnel fait partie des différents organes d’une copropriété. Celle-ci comprend en effet :

• Le syndic de copropriété
• Le syndicat des copropriétaires
• Le conseil syndical

Aujourd’hui ce qui nous intéresse, c’est :

• Ses différentes missions
• Le contrat qui le lie à la copropriété
• Sa nomination
• Les différents types de syndics

Définition et rôle du syndic de copropriété

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires. C’est lui qui gère la copropriété pour leur compte.

Quelles sont les missions d’un syndic de copropriété ?

C’est la loi du 10 juillet 1965, et ses décrets d’application, qui régissent le statut du syndic de copropriété. D’ailleurs plusieurs changements ont eu lieu ces dernières années. Ce sont notamment :

• La loi ALUR du 24/03/2014, avec l’instauration de l’obligation pour le syndic de tenir un carnet d’entretien de l’immeuble et de réaliser un diagnostic technique global (DTG) tous les dix ans ;
• La loi ELAN du 23/11/2018 avec le renforcement des pouvoirs du syndic, notamment en matière de gestion des impayés de charges ;
• La loi n°2024-322 du 9 avril 2024 avec la modification des missions du syndic de copropriété concernant la sécurité et de la salubrité des immeubles.

Ainsi le syndic de copropriété doit accomplir les 3 missions suivantes :

• Les finances
• L’administration
• L’entretien des parties communes et de ses équipements

• Les finances
• L’administration
• L’entretien des parties communes et de ses équipements

Finances de la copropriété

Un syndic doit :

• Réaliser un budget prévisionnel de la copropriété, des comptes du syndicat des copropriétaires et les soumettre au vote des copropriétaires en assemblée générale
• Ouvrir un compte bancaire séparé du sien, au nom du syndicat des copropriétaires
• Déposer toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires.

Gestion administrative

Les tâches administratives

Le syndic doit réaliser les tâches administratives suivantes :

• Réaliser et mettre à jour :
  • La fiche synthétique de la copropriété
  • La liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, si accord donné, leur adresse électronique
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble
• Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l’assemblée générale des copropriétaires (AG)
• Administrer l’immeuble, s’assurer de sa bonne conservation et entretien régulier et, en cas d’urgence, faire exécuter les travaux nécessaires
• Représenter le syndicat de copropriétaires en justice
• Informer les occupants de l’immeuble (propriétaires et locataires)
  • Des décisions prises en assemblées générales
  • D’une procédure relevant de l’exercice de la police de la sécurité et de la salubrité des immeubles, locaux et installations tels qu’un arrêté de mise en sécurité
• Gérer les archives du syndicat de copropriétaires

• Autoriser les commissaires de justice à accéder à la copropriété, pour l’accomplissement de leurs missions de signification, d’exécution ou d’affichage

Les assemblées générales

De plus, le syndic doit organiser un vote en assemblée générale pour certaines décisions qu’il ne peut décider seul :

• Souscrire un contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires. Par contre, en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat.
• Déléguer à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
• Signer des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.

L’accès aux documents

Il doit également mettre en place un accès en ligne aux documents de la copropriété, qui doit :

• Être sécurisé ;
• Être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel
• Permettre de télécharger et imprimer les documents mis à disposition.

Attention, cet accès doit être différencié selon la qualité des personnes :

Membres du conseil syndical :

• Liste de tous les copropriétaires ;

• Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
• Relevés périodiques des comptes bancaires séparés, ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires concernant les procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
• Carte professionnelle du syndic, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité.

Ensemble des copropriétaires :

• Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes modificatifs s’ils ont été publiés ;
• Dernière fiche synthétique de la copropriété ;
• Carnet d’entretien de l’immeuble ;
• Diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
• Contrats d’assurance de l’immeuble au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
• Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires ;
• Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• Procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
• Contrat du syndic en cours.

Documents concernant le lot d’un copropriétaire

• Compte individuel du copropriétaire, après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
• Montant des charges courantes du budget prévisionnel et charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payées par le copropriétaire ;
• Montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
• Avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années.

Bon à savoir : le syndic de copropriété dispose d’un mois pour transmettre ces documents. Au-delà une pénalité de 15 euros par jour sera retenue sur sa rémunération forfaitaire annuelle et doit être soumise à l’assemblée générale lors de l’arrêté des comptes.

Parties communes et des équipements

Dernier point et non des moindres, le syndic de copropriété doit s’occuper du bon entretien et des réparations à réaliser dans les parties communes de l’immeuble. C’est le règlement de copropriété qui détermine la gestion de ces parties communes. Elles peuvent concerner à la fois une voie d’accès, une cour ou bien un équipement destiné à l’usage commun.

Le syndic de copropriété doit donc veiller à réaliser plusieurs devis, et veiller à choisir le prestataire adéquat.

Contrat du syndic de copropriété

L’intégralité des missions données à un syndic, qu’il soit professionnel ou pas, pour gérer l’administration et les finances de la copropriété doit se concrétiser par la rédaction d’un contrat. Ce dernier doit suivre le contrat type réglementaire avec notamment les 3 points importants suivants :

• Durée du mandat
• Rémunération
• Conditions d’exécution de la mission

La durée du mandat

La durée du mandat :

• Dépend de la qualité du syndic:
  • 1 an maximum, si le syndic, ou toute autre personne avec laquelle il vit en couple, a participé à la construction de l’immeuble en tant que promoteur ou architecte ;
  • 3 ans maximum, dans les autres cas
• Doit être votée en assemblée générale
• Peut être renouvelée par un nouveau vote en assemblée générale, avec la majorité absolue

Si la copropriété décide de ne pas renouveler le mandant, dans ce cas elle doit indiquer cette décision dans l’ordre du jour d’une assemblée générale, qui doit se tenir dans les 3 mois précédant la fin du contrat.

Si le syndic décide de ne pas renouveler le contrat, dans ce cas il doit informer le conseil syndical de son intention au moins 3 mois avant la fin de contrat.

La rémunération

Elle dépend de la nature du syndic :

• En cas de syndic professionnel: il la fixe librement avec un forfait pour la gestion courante de l’immeuble et des honoraires spécifiques réglementés. Ensuite, l’assemblée générale doit la valider.
• En cas de syndic non professionnel: la rémunération du syndic peut consister en un remboursement des frais nécessaires et en complément une rémunération du travail consacré. Celle-ci peut être forfaitaire, selon un cout horaire ou bien librement fixée selon les parties.

Les conditions d’exécution de la mission

Elles dépendent des jours et heures pour réaliser la mission, mais également des temps d’accueil physique ou téléphonique des copropriétaires ou occupants de l’immeuble.

Désignation du syndic de copropriété

Le choix d’un syndic de copropriété dépend si la copropriété existe déjà ou qu’elle est nouvellement créée.

Pour une copropriété existante

Le conseil syndical doit réaliser une mise en concurrence de plusieurs projets de contrats de syndic, accompagné d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposées, pour les soumettre en assemblée générale.

Tout copropriétaire peut demander au syndic en place, d’inscrire d’autres projets en vue de cette assemblée.

Cette mise en concurrence n’a pas lieu d’être s’il n’y a pas de conseil syndical ou bien si les copropriétaires s’y sont opposés l’année précédente par un vote à la majorité absolue.

L’assemblée des copropriétaires doit élire son nouveau syndic ou son renouvellement, avec la majorité absolue.

Par contre, si aucun syndic n’a été désigné, le tribunal doit être saisi pour nommer un syndic. Cette saisine du tribunal peut être faite par un ou plusieurs copropriétaires, ou bien le maire de la commune ou président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat.

Pour une nouvelle copropriété

Généralement, le promoteur, ou le promoteur et les copropriétaires, désigne un syndic provisoire. Il va notamment avoir pour mission de réunir la 1^ère assemblée générale pour désigner le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions ou bien être remplacé par un autre, selon les modalités évoquées plus haut.

Différents types de syndic de copropriété

Il existe actuellement 3 types de syndics : le bénévole, le coopératif et le professionnel.

Syndic bénévole

Ce syndic de copropriété non professionnel présente les caractéristiques suivantes :

• Doit être choisi parmi les copropriétaires. Attention, s’il perd sa qualité de copropriétaire, son mandant n’est plus valable 3 mois après. Une nouvelle assemblée générale devra donc faire le nécessaire pour une nouvelle élection.
• N’est pas tenu d’avoir une carte professionnelle
• N’a pas d’obligation d’avoir garantie financière ou une assurance de responsabilité civile, elle est cependant vivement recommandée car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d’un professionnel.

Syndic coopératif

C’est un mode de gestion collégial, où président du conseil syndical gère la copropriété. Il réalise alors exclusivement certaines missions mais d’autres membres du conseils syndics l’assistent pour d’autres missions.

Syndic professionnel

Le syndic professionnel est une personne qui exerce en son nom propre ou au sein d’une société, pour le compte d’une copropriété dont il n’est pas copropriétaire.

Il doit cependant répondre favorablement à certaines obligations :

• Posséder une garantie financière ;
• Être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d’industrie (CCI).

Droits et devoirs du syndic de copropriété professionnel

Un syndic professionnel possède des obligations et des devoirs qu’il doit remplir, bref une mission à accomplir dans un cadre légal précis en échange d’une rémunération.

Ses droits : une rémunération

La rémunération du syndic professionnel tient compte des éléments suivants :

• Les honoraires forfaitaires pour la gestion courante de la copropriété ;
• Les honoraires spécifiques réglementés, facturés en dehors du forfait pour des prestations particulières.

Depuis le 1er janvier 2022, les syndics professionnels doivent remettre aux copropriétaires une fiche d’information standardisée sur le prix et les prestations proposées, en accompagnement de tout projet de contrat de syndic.

Ces informations sont les suivantes :

• Principaux éléments sur l’identification du contrat du syndic ;
• Eléments sur la copropriété concernée ;
• Durée du contrat ;
• Quotité des heures ouvrables et les horaires de disponibilité ;
• Contenu du forfait ;
• Prestations particulières non comprises dans le forfait, en précisant si elles sont rémunérées au temps passé ou leur tarif forfaitaire total proposé : prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires, aux travaux et aux études techniques, aux litiges et contentieux ;
• Tarification pratiquée pour les principales prestations applicables au seul copropriétaire concerné.

Ses devoirs : des obligations légales et une mission à accomplir

Pour bénéficier du statut de syndic de copropriété professionnel, ce dernier doit se plier à certaines exigences concernant son statut, mais aussi respecter la mission confiée.

Les obligations légales

Pour être légalement qualifié de syndic professionnel, ce dernier doit posséder une carte professionnelle de syndic de copropriété avec la mention « gestion immobilière ». Pour l’obtenir, le syndic doit remplir les conditions suivantes :

• Être une personne physique ou morale ;
• Pouvoir justifier des compétences professionnelles nécessaires ;
• Souscrire une assurance professionnelle, généralement une responsabilité civile professionnelle ;
• Posséder une couverture financière suffisante pour servir de garantie ;
• Justifier d’aucune interdiction d’exercer pour une profession réglementée ou autres interdictions.

Le syndic professionnel est civilement responsable de ses fautes. Il peut être poursuivi en cas de négligence, d’erreur ou d’imprudence si elles sont commises dans l’exercice de ses fonctions. C’est pour cela qu’il doit être détenteur d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile.

Le syndicat de copropriétaires doit lancer une procédure en cas de mécontentement. Sinon, l’assemblée générale des copropriétaires peut également révoquer son syndic en soumettant la fin de son mandat à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

La mission du syndic de copropriété professionnel

C’est le contrat du syndic qui indique les différentes missions d’un syndic. Ce sont notamment ses 3 principales missions de gestion des finances, gestion de l’administratif et des parties communes et équipements.

Des missions complémentaires peuvent être réalisées, mais la fiche d’information doit les préciser avec les tarifs correspondants.

Avantages, inconvénients et différences d’un syndic de copropriété professionnel par rapport aux autres

Selon la typologie de la copropriété (taille, format …) le recours aux services d’un syndic professionnel peut présenter certains avantages et inconvénients par rapport aux deux autres.

En effet, s’il est souvent rassurant d’avoir un gestionnaire dédié à sa copropriété, cependant pour certains la qualité n’est parfois pas au rendez-vous. C’est pour cela, que selon l’étude de la FNAIM de 2019, seulement 65% des copropriétaires se déclarent satisfaits de leur syndic.

Avantages

Un syndic de copropriété professionnel bénéficie de certains avantages par rapport aux syndics coopératifs ou bénévoles, notamment en termes de gestion et d’administration :

• Meilleure gestion des propriétés neuves : en effet un syndic professionnel a l’habitude des contraintes imposées dans une copropriété neuve. Il est donc plus à même de faire intervenir les bons prestataires pour l’entretien et les travaux.
• Capacité à gérer de grosses copropriétés : la présence de nombreux lots entraine une charge de travail importante qu’ont souvent du mal à absorber les syndics bénévoles ou coopératifs, qui sont moins nombreux et disposent souvent de moins de temps. Le syndic professionnel fait ainsi preuve d’une grande disponibilité, et peut répondre plus rapidement aux questions et entreprendre toutes les actions requises dans les meilleurs délais.
• Cadre légal rassurant : que ce soit via la carte S, la responsabilité civile ou la garantie financière, le syndic de copropriété professionnel rassure.
• Absence de charge de travail pour les copropriétaires : le fait de déléguer permet au syndic des copropriétaires de se focaliser sur les points importants et intervenir en soutien du syndic pour certains points qui sont importants pour eux.
• Adaptation rapide aux changements législatifs : le domaine immobilier est en changement constant, impliquant de nouvelles contraintes et nouvelles mesures, que les syndics professionnels ont plus de facilité à intégrer dans la gestion d’une copropriété.
• Limitation des conflits d’intérêts : ces syndics étant gérés par des personnes externes à la copropriété, cela limite les risques.
• Présence d’un réseau de prestataires : le syndic professionnel travaille régulièrement avec d’autres professionnels spécialisés dans l’entretien et les travaux dans les copropriétés. Il est donc plus facile pour lui de les faire intervenir en choisissant le prestataire le plus adapté à chacune des missions confiées.

Inconvénients

L’intervention d’un syndic professionnel peut toutefois avoir certaines limites par rapport au choix d’un syndic bénévole ou coopératif :

• Coût de la prestation: notamment dans le cadre des petites copropriétés, le recours à un syndic de copropriété peut être important car certaines charges de travail sont fixes et non proportionnelles au nombre de lots. C’est pourquoi les copropriétaires doivent bien réaliser une mise en concurrence avec un cahier des charges précis.
• Moins d’implication: il peut arriver suivant les syndics choisis, que le syndic professionnel soit moins impliqué dans la gestion de sa copropriété, qu’un syndic bénévole ou coopératif, qui y va, et y connait les besoins urgents.
• Manque de réactivité: afin de maximiser la rentabilité, certains syndics de copropriété délèguent à leurs gestionnaires un trop grand nombre de lots. Il en ressort un manque de réactivité, car dépassés par la charge de travail.

Différences avec les autres syndics

Il existe donc comme nous venons de voir, des différences dans le fonctionnement d’un syndic de copropriété en fonction de sa nature, même si l’objectif premier reste le même : gérer au mieux une copropriété.

Les conditions pour exercer en tant que syndic bénévole ou coopératives sont nettement plus souples avec une absence de :

• Détention de carte professionnelle « syndic et gestion » ;
• Garantie financière requise et responsabilité civile
• Nécessité de ne justifier d’aucune interdiction d’exercer une profession réglementée.

Et la différence notable réside aussi dans la rémunération. Elle a un certain coût pour les syndics de copropriétés professionnels et c’est le contrat qui l’indique. La rémunération est par contre facultative pour les syndics bénévoles ou coopératifs. Ils peuvent par contre être défrayés pour toutes les dépenses engagées dans leurs missions de syndic.

Dans quels cas privilégier un syndic de copropriété professionnel ?

C’est souvent dans le cadre de grosses copropriétés ou bien de copropriétés, que les aux copropriétaires de recourent aux services d’un syndic de copropriété professionnel. En effet, ces copropriétés nécessitent un entretien important, difficile à gérer seulement par un syndic bénévole ou coopératif.

En effet, la gestion comptable et administrative, ainsi que la mise en place des travaux et l’entretien courant amène une charge de travail important, mais aussi une parfaite connaissance des assurances et du bâti.

Par contre, dans les petites copropriétés bien entretenues, les copropriétaires choisissent souvent les syndics coopératifs ou bénévoles.