La signature électronique, l’outil pour faciliter les transactions

Si la signature électronique a une vingtaine d’années, c’est véritablement la crise sanitaire qui lui a permis de se développer de manière importante. En effet, c’est actuellement le moyen le plus simple et le plus rapide de faire signer des documents, tout en permettant la sécurité de chacun.

La signature électronique est aux documents numériques, ce que la signature écrite est aux documents papier. C’est elle qui permet d’authentifier un auteur et donc certifier de la validité de documents numériques.

La Gestion En Ligne vous en dit plus sur ce mécanisme qui a notamment son importance dans le domaine de l’immobilier.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Avant d’aller plus loin dans son utilisation, il est important de savoir ce qu’on entend par signature électronique, d’autant plus qu’il en existe plusieurs, mais aussi s’attarder sur sa valeur juridique.

Définition

La signature électronique est une suite de caractères informatiques, combinant à la fois un aspect technique et juridique. Elle permet de confirmer le consentement et l’approbation de documents par des cocontractants.

Bien plus qu’une image numérisée d’une signature, la signature électronique est régulée par de nombreuses lois à la fois européennes et françaises.

Elle est caractérisée par trois points précis :

• La vérification de l’identité des cocontractants, afin d’éviter toute usurpation d’identité
• La preuve du consentement du signataire, pour confirmer que le cocontractant a bien donner son accord pour signer le contrat
• L’intégrité du document, afin de s’assurer que le document n’a pas été modifié depuis son envoi jusqu’à la signature du document par les cocontractants puis la lecture par des tiers

Les 3 types de signature électronique

Il existe actuellement trois types de signatures électroniques, qui vont d’un niveau de sécurité simple à beaucoup plus avancé. Suivant la teneur des documents, il faut donc veiller à opter pour un type de signature plutôt qu’un autre.

Plus le niveau est sécurisé, moins il sera contestable.

La signature électronique standard

C’est le premier niveau de signature. Il peut s’agir de réaliser une signature sur un appareil électronique, notamment quand on récupère un colis, ou bien taper un code sur un appareil à carte bancaire.

Cette signature électronique a une valeur juridique limitée mais ne garantit pas l’intégrité des données signées, ni l’identité du signataire. Elle a pour but de simplifier certains process d’entreprises où une validation est nécessaire.

La signature électronique avancée

Il s’agit du type de signature électronique le plus souvent utilisée par les entreprises afin de garantir la sécurisation des contrats, du type contrat de travail, contrat d’assurance-vie ou bien compromis de vente.

Cette signature s’effectue par un moyen cryptographique selon la norme eIDAS, qui permet vraiment de sécuriser l’opération, mais aussi de vérifier l’identité du signature, l’intégrité du document et lier la signature à son auteur.

La signature électronique qualifiée

C’est le niveau de signature le plus sécurisé, et qui selon le Code Civil est l’équivalent de la signature manuscrite. Elle est notamment utilisée pour des actes notariés ou des contrats de marchés publics.

Elle se met en place avec deux contraintes : la vérification en amont de l’identité du signataire et un dispositif de signature qualifié, qui peut être une clé USB, une carte à puce ou autre afin de sécuriser l’opération.

Il s’agit donc d’une opération plus lourde et plus onéreuse.

La valeur juridique

Comme nous venons de voir la signature électronique a une vraie valeur juridique. Il est cependant nécessaire d’avoir un niveau « avancé » pour être l’équivalent d’une signature manuscrite et même d’être de niveau « qualifié » pour rentrer dans le cadre de la commande publique.

En effet, c’est le standard européen eIDAS qui a mis en place depuis le 1^er juillet 2016 ce cadre légal afin de réguler la signature électronique au sein de l’Union Européenne.

L’objet de la signature électronique

Il a une triple vocation :

• Veiller à être sûr que le document a bien été signé par les bonnes personnes
• Être certain que le document n’a pas été altéré entre la signature du document et la lecture du document
• Avoir la certitude du consentement

Comment fonctionne la signature électronique ?

En pratique, l’essentiel des procédures de signature numérique existantes s’appuie sur la cryptographie asymétrique, qui permet de s’assurer de la fiabilité du document. Il s’agit d’un processus complexe, qui assure ainsi que le document est valable.

Comment réaliser une signature électronique ?

Adieu papier et stylo, il faut le plus souvent passer par une plateforme de signature électronique pour les réaliser.

Différents organismes existent actuellement : YouSign, Verisign, Adobe Sign. Ils ont à peu près tous le même mode de fonctionnement, qui repose sur la législation eIDAS.

La procédure se déroule en plusieurs étapes :

• S’enregistrer sur la plateforme de signature numérique
• Réaliser une collection de signature
• Ajouter des signataires dont l’identité sera vérifiée à l’aide d’un téléphone et d’un code de vérification
• Envoyer le document aux signataires
• Récupérer les documents signés

C’est aussi simple que cela.

Sur quels documents utiliser la signature électronique ?

De très nombreux documents peuvent faire l’objet d’une signature électronique :

• Commerciaux : devis, contrats de vente, mandat de gestion …
• Ressources humaines : contrats de travail, avenants, notes de frais
• Comptables : factures, bons de commandes
• Immobilier : compromis de vente, acte de vente, bail de location, acte de caution, état des lieux

Concrètement la signature électronique peut être apposée sur de nombreux types de documents :

• Traitement de texte
• Tableurs
• Pdf

L’intérêt d’opter pour une signature électronique pour ses documents

La signature électronique est une nouvelle façon de travailler et amène de nombreux avantages dans tous les domaines d’activité :

• Gain de temps: les signataires n’ont plus nécessairement à être au même endroit au même moment afin de signer le même document, même si parfois la procuration, notamment dans le domaine immobilier est possible.
• Simplicité d’utilisation: les plateformes de signature électronique ont vraiment démocratisé le domaine de la signature électronique. Il n’est donc plus nécessaire d’avoir les compétences pour réaliser un document sécurisé.
• Facilité des échanges : tout se réalisant de manière électronique, c’est donc simplifié et cela permet notamment d’éviter les pertes de documents ou d’informations.
• Réalisation d’économies : outre les coûts administratifs, comme le temps passé par les personnes en charge du document, jusqu’à présent il y avait également les coûts liés à l’impression. Il faut par contre tenir compte du coût du prestataire de signature.
• Sécurisation de l’opération : elle est assurée par le cryptage des informations. Il n’y a donc pas de falsification possible.

Pour conclure, la signature électronique est donc bien loin d’une signature qu’on aurait numérisé. C’est pour cela qu’en matière d’immobilier, elle a été très utilisée depuis la crise sanitaire, afin de permettre les signatures de compromis. En effet avec les limitations de déplacement géographiques ou les limitations de contacts physiques, il n’était pas évident de réaliser les signatures.

C’est pourquoi, dans le cadre d’investissement immobilier loin de votre domicile, ou pour des raisons pratiques, le recours à la signature électronique peut être une vraie solution à vos besoins.

Chez La Gestion En Ligne, la digitalisation des opérations immobilières est vraiment au cœur de notre ADN, aussi la signature électronique y a trouvé naturellement sa place.