Restitution dépôt de garantie : comment le calculer ?

Ce moment peut faire l’objet de certaines tensions, notamment quand il y a désaccord sur le montant à restituer. C’est pourquoi La Gestion En Ligne est là pour vous éclairer sur le sujet.

Le calcul de la restitution du dépôt de garantie

Le montant du dépôt de garantie à restituer dépend de la situation comptable du locataire à sa sortie des lieux et des anomalies ressortant éventuellement de la comparaison entre états des lieux d’entrée et de sortie. Trois points de vigilance sont à regarder : l’apurement des charges, les dégradations locatives et le manque d’entretien constatés lors de l’état des lieux de sortie.

Les trois points de vigilance pour la restitution du dépôt de garantie

L’apurement des charges n’est pas à jour puisque les comptes de copropriété et taxes foncières ne sont pas disponibles. C’est la raison pour laquelle il est possible de retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie dans l’attente de disposer des éléments permettant de faire le calcul. La Gestion en Ligne calculera alors l’apurement. Elle le transmettra au propriétaire, qui se chargera de fournir un décompte définitif à son ancien locataire. Ensuite il lui remboursera le restant dû ou lui demandera de payer son solde débiteur.

La dégradation locative comme les petites réparations (décret du 26 août 1987) sont dans tous les cas à la charge du locataire. En effet, le locataire est également responsable des dégradations de son fait, quelle qu’en soit l’importance (mauvaise utilisation d’un élément du bien ou d’équipement du bien).

Concernant le manque d’entretien, le locataire est en charge de l’entretien courant du logement : nettoyage, entretien du jardin etc… La remise à niveau de l’entretien est donc à sa charge.

Comment chiffrer les retenues ?

Le bailleur doit fournir obligatoirement un justificatif du prix de la remise en état et de tenir compte de l’amortissement des équipements, afin de calculer la restitution du dépôt de garantie.

• Justificatif du coût : le coût de la remise en état peut être justifié par une facture, mais également un devis.
• Prise en compte de l’amortissement (ou vétusté) : Le décret a le mérite de définir la vétusté (“état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement”). Par contre, il ne donne pas de grille de calcul. Nous proposons une grille de vétusté qui est celle que préconise la FNAIM mais qui reste toujours contestable. Cette grille permet de calculer les sommes à retenir.
• Retenues pour apurement des charges : le bailleur a la possibilité de retenir au maximum 20 % du dépôt de garantie en attente d’apurement des charges de l’année en cours. Dans ce cas, il devra fournir, en temps voulu, à son ex-locataire, un décompte final des charges.
• Présentation du document : l’état de restitution doit être claire et documenté pour éviter au maximum les contestations : exemple-de-compte-de-sortie-locataire

Et s’il n’y a pas d’état des lieux ?

A défaut d’état des lieux, les lieux sont supposés être en bon état de réparations locatives, sauf preuve du contraire.  Néanmoins, la partie qui aurait obstacle à la réalisation de l’état des lieux ne pourrait se réfugier derrière cette présomption de bon état.

Dans quel délai restituer le dépôt de garantie ?

Le bailleur dispose d’un délai d’un mois pour restituer le dépôt de garantie, s’il n’y a pas de retenues, de deux mois s’il y a des retenues.

En cas de retard, le locataire peut mettre en demeure son bailleur de lui rendre. Il lui faut alors rédiger une lettre avec accusé de réception. Une pénalité de 10% du loyer mensuel hors charges est alors due pour chaque mois de retard débuté.

Bon à savoir : cette pénalité ne s’applique pas si le locataire n’a pas indiqué sa nouvelle adresse à son bailleur.

Si l’envoi de cette lettre recommandée ne donne pas satisfaction, les poursuites à engager dépendent du montant dû par le bailleur :

• Moins de 5.000 €: le locataire doit lancer une procédure auprès d’un conciliateur de justice ou la commission départementale de conciliation. Si celle-ci n’aboutit pas, alors les poursuites pourront être engagés après recours auprès d’un juge, pas avant. Cette conciliation est gratuite.
• Plus de 5.000 €:  le locataire a le choix entre la conciliation et le juge. En cas d’échec de la conciliation, le recours auprès d’un juge sera également possible.

Comment faire valoir vos droits si votre locataire n’est pas d’accord ?

En cas de contestation sur le décompte fourni ou d’absence de paiement des sommes dues par le locataire débiteur, les parties peuvent saisir la commission de conciliation afin de tenter d’arriver à un accord amiable négocié. En cas d’échec, les litiges relatifs aux états des lieux sont du ressort du Tribunal d’Instance.

Ainsi pour éviter tout litige pour la restitution il est donc important de :

• Ne pas négliger la rédaction des états des lieux
• Justifier toutes les retenues réalisées
• Respecter les délais impartis