Quels sont les différents organes en copropriété ?

En copropriété, il existe plusieurs organes qui sont tous essentiels au bon fonctionnement de l’immeuble.

Quels sont-ils et quel est leur rôle respectif ?

La Gestion En Ligne vous fait le point dans cet article.

Qu’est-ce qu’une copropriété ?

Une copropriété est définie comme un immeuble, dont la propriété est répartie entre plusieurs personnes, les copropriétaires.

Chaque copropriétaire dispose d’un lot qui inclut :

• Une partie privative, par exemple, un logement individuel ;
• Une quote-part des parties communes.

Les parties communes sont tous les espaces communs réservés à l’usage de l’ensemble des copropriétaires (le hall d’entrée, les couloirs, la cage d’escaliers, etc.). Pour entretenir ces espaces, chaque copropriétaire doit s’acquitter de charges de copropriété à hauteur de sa quote-part des parties communes. On distingue deux types de charges :

• Les charges courantes, qui sont comprises dans le budget prévisionnel ;
• Les charges exceptionnelles, qui servent à faire face aux dépenses imprévues. Elles ne sont pas prévues dans le budget prévisionnel et sont votées au cas par cas en assemblée générale. C’est le cas par exemple en cas de gros travaux à mener dans la copropriété.

La copropriété fonctionne avec différents organes qui interviennent pour sa gestion.

Les 3 principaux organes en copropriété

Trois collectifs interviennent pour gérer le fonctionnement de la copropriété :

• Syndicat des copropriétaires
• Syndic de copropriété
• Conseil syndical

Ils ont chacun une spécificité et un rôle complémentaire pour permettre une bonne gestion de la copropriété.

Le syndicat des copropriétaires

Le syndicat des copropriétaires désigne l’ensemble des copropriétaires. Cet organe est doté d’une personnalité juridique et se crée sans formalité dès la naissance de la copropriété.

À noter que dès qu’une personne rejoint une copropriété, elle fait automatiquement partie du syndicat des copropriétaires, et ce, qu’elle soit une personne physique ou morale.

Le syndicat des copropriétaires a un rôle central. Il se réunit au moins une fois par an en assemblée générale pour prendre des décisions liées à la copropriété telles que :

• L’élaboration du budget prévisionnel de l’année à venir ;
• L’approbation des comptes de l’année qui vient de s’écouler ;
• Le changement de syndic, le cas échéant ;
• Les éventuels travaux à mener dans l’immeuble ;
• La désignation des membres du conseil syndical ;
• Toute modification éventuelle du règlement de copropriété ;
• Etc.

Bon à savoir : Les copropriétaires n’ont pas pour obligation d’assister à l’assemblée générale, mais cela est fortement conseillé pour mieux suivre et faire avancer les projets de la copropriété. Si vous ne pouvez pas vous rendre à une assemblée générale, vous pouvez voter par correspondance en amont de l’assemblée générale ou bien donner votre pouvoir à un tiers.

Le syndicat des copropriétaires a également des obligations :

• Respecter le règlement de copropriété qui fixe les règles de vie et le fonctionnement de l’immeuble. À noter que le règlement de copropriété s’applique également aux locataires.
• S’acquitter de charges pour assurer la bonne tenue de l’immeuble.

Le syndic de copropriété

Parfois confondu avec le syndicat des copropriétaires, le syndic est une personne physique ou morale chargée d’administrer les parties communes de l’immeuble et de représenter le syndicat des copropriétaires.

Conformément à la loi de 1965, le syndic est un organe obligatoire en copropriété. C’est l’assemblée générale qui l’élit à la majorité absolue. Son mandat peut durer de 1 à 3 ans renouvelables.

Les missions du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété a des missions et obligations d’ordre administratif et financier. Il doit notamment :

• Assurer la bonne tenue de l’immeuble ;
• Faire respecter le règlement de copropriété ;
• Convoquer et tenir au moins une assemblée générale par an ;
• Tenir la comptabilité de la copropriété au quotidien ;
• Établir un budget prévisionnel ;
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Collecter les charges de copropriété via des appels de fonds ;
• Gérer les contrats fournisseurs ;
• Gérer les travaux de la copropriété, le cas échéant ;
• Gérer les sinistres, le cas échéant ;
• Etc.

Les différents types de syndic

Peu de copropriétaires le savent mais il existe en réalité trois modèles de syndic :

• Professionnel : c’est une société externe qui gère la copropriété en échange d’honoraires pour effectuer l’ensemble des missions incluses dans le forfait de base. Attention, cependant, pour toute prestation supplémentaire (tenue d’une assemblée générale extraordinaire, frais postaux, frais de photocopies, etc.), des frais supplémentaires vous seront facturés ;
• Bénévole : dans ce cas, c’est un copropriétaire élu en assemblée générale à la majorité absolue en qualité de syndic. Il peut être remboursé des frais qu’il engage et/ou être rémunéré. La rémunération du syndic bénévole doit être votée en assemblée générale à la majorité absolue.

• Coopératif : c’est un mode de gestion collégiale où le conseil syndical gère la copropriété. Légalement, la qualité de syndic est détenue par le président du conseil syndical mais dans les faits, tous les conseillers syndicaux participent à la gestion, ce qui permet au syndic d’être plus réactif.

Bon à savoir : Pour les accompagner dans la gestion de leur copropriété, certaines entreprises comme Matera proposent des logiciels de gestion pour les syndics bénévoles et coopératifs !

Le conseil syndical

Comme vu précédemment, le conseil syndical a un rôle particulier en syndic coopératif. C’est lui qui gère la copropriété et a donc les mêmes missions qu’un syndic traditionnel.

En syndic professionnel et bénévole, la nomination d’un conseil syndical est facultative. Néanmoins, il est recommandé d’en constituer un pour qu’il fasse le relai entre le syndic de copropriété et le syndicat des copropriétaires. Les conseillers syndicaux sont élus en assemblée générale à la majorité absolue. Ils élisent ensuite, en leur sein, un président du conseil syndical.

Bon à savoir : Sont éligibles au titre de conseiller syndical, les propriétaires d’un lot dans l’immeuble, les personnes mariées ou partenaires de PACS des copropriétaires, les représentants légaux des copropriétaires, les usufruitiers des copropriétaires et les acquéreurs à terme.

Une fois créé, le conseil syndical a pour rôle de :

• Contrôler le travail du syndic, notamment en ce qui concerne la gestion des comptes de la copropriété ;
• Être consulté pour donner son avis sur toutes les décisions prises par le syndic et sur toutes les questions qui touchent au syndicat des copropriétaires ;
• Assister le syndic dans ses tâches. Dans certains cas, il l’aide par exemple à préparer l’assemblée générale, à mettre des résolutions à l’ordre du jour, à valider des devis, etc.

Bon à savoir : quel que soit le modèle de syndic, le conseil syndical n’est pas rémunéré. Toutefois, les frais qu’il engage sont compris dans le budget prévisionnel de la copropriété.

Ce qu’il faut retenir des organes d’une copropriété

La copropriété est un collectif complexe à gérer. Le syndicat des copropriétaires, le syndicat de copropriété et le conseil syndical jouent un rôle distinct et essentiel pour assurer sa bonne gestion.

Les copropriétaires doivent donc bien veiller à la coordination et à la bonne communication entre ces différents organes.