Provisions sur charges, charges locatives c’est quoi ?

Provisions sur charges, charges locatives c’est quoi ?

Les charges locatives sont les dépenses courantes liées à l’occupation du logement, et donc à la charge du locataire, mais d’abord payées par le propriétaire. Ces dépenses sont récupérables sur le locataire, en plus du loyer.. Le calcul des provisions et l’apurement annuel de ces provisions sont une sources de difficultés en cas de mauvaise évaluation de départ (contestations lors des apurements). Quelles sont les charges récupérables, comment calculer la provision du locataire au mieux ? comment apurer les charges locatives ? Les réponses ci-dessous

Pourquoi une provision sur charges ?

Certaines dépenses sont à la charge du locataire mais au départ payées par le propriétaire. Ces dépenses payées par le propriétaire sont refacturées au locataire par l’intermédiaire de provisions sur charges.

  • Charges de copropriété : le propriétaire paye ses provisions trimestriellement (appels de fonds) et le locataire règle ses provisions avec chaque appel de loyer
  • Ordures ménagères : les propriétaire paye la Taxe d’Ordures Ménagères (TOM) annuellement avec sa taxe foncière. Ce poste de charges récupérables est compris dans la provisions réglée par le locataire.

L’apurement, une fois par an, des provisions versées par le locataire mensuellement, permet de lisser sur l’année des charges locatives dont le poids, si elles étaient payées en une seule fois serait trop lourd.

Par ailleurs, si la provision est bien calculée, le départ du locataire n’a pas trop de conséquences financières. En effet, il est difficile de réaliser un recouvrement de montants de charges après le départ du locataire.

Dans le cas d’une location meublée ou d’une colocation vide, il est possible d’opter pour un forfait de charges. Dans ce cas, les charges étant forfaitaires, le supplément du loyer corresponadnt aux charges n’est pas une provision et il n’y a donc pas d’apurement. Cette option est précisée dans le bail et non modifiable en cours de location

Quelles sont les charges récupérables ?

La liste des charges récupérables, fixée précisément par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, reprend de manière très détaillée les dépenses à la charge du locataire. Ces charges sont comprises ou non dans la provision sur charges. 

Charges récupérables comprises dans les provisions

Les grandes catégories de charges récupérables avancées par le propriétaire via le syndic de copropriété sont les suivantes :

  • Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
  • Fonctionnement et entretien des ascenseurs
  • Fonctionnement et entretien des parties communes intérieures
  • Entretien des espaces extérieurs

Il faut rajouter la Taxe d’Ordure Ménagères à ces charges de copropriété

Charges récupérables non comprises dans les provisions

Certaines réparations, lorsqu’elles sont nécessaires, sont à la charge du locataire. Voir Qui répare, qui entreient ?.

L’entretien de la chaudière fait partie de ses obligations d’entretien (Entretien d’une chaudière : qui doit payer ?)

Dans ces deux cas, le locataire paye directement les factures.

Que comprend la provision sur charges ?

Les provisions sur charges, qui viennent en complément du loyer, sont constituées des charges locatives ou charges récupérables. Ces provisions concernent les charges de la copropriété comme l’ascenseur, le gardien (voir ci-dessus)… , mais aussi la taxe d’ordures Ménagères (TOM). Voir les dépenses concernées. La provision sur charges est composée de deux éléments :

    • La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est le plus souvent facturée avec la taxe foncière, à l’automne de chaque année.
    • Les charges récupérables de copropriété sont arrêtées chaque année, dans les six mois de la clôture de l’exercice.

Il est nécessaire d’avoir les deux montants pour pouvoir calculer la provision sur charges.

Comment déterminer et calculer la provision sur charges ?

Le prix de mise en location (charges comprises) est fixé en tenant compte de multiples paramètres, mais la détermination de la provision sur charges est bien souvent négligée, ce qui peut être causer des difficultés dans la vie du bail. Voir aussi Comment déterminer un loyer ?

Le meilleur moyen de déterminer la provision sur charges sur une location à venir est de regarder les derniers décomptes de copropriété et avis de taxe foncière :

Exemple de Taxe foncière

Exemple de taxe foncière et de TEOM

Exemple de décompte pour charges

L’addition des deux montants ramené au mois permet de se faire une idée de la provision à fixer.

Comment déterminer la provision sur charges d’un logement neuf (PINEL) pour la première location ?

Dans le cas d’une première mise en location, il n’est pas possible, par définition, de déterminer une provision sur charges à partir d’un historique. De plus, sur les deux premières années le propriétaire est exonéré de taxe foncière.

Il y a deux manières de calculer la provision sur charges :

  • Se rapprocher du promoteur pour obtenir un budget prévisionnel, en extraire les charges locatives et les ramener aux tantièmes de copropriété du logement concerné. Cette approche est assez complexe et surtout peu fiable : il est souvent constaté une différence très significative entre le budget initial et le résultat final.
  • Faire une approche statistique : Sur la base de donnée de la Gestion en Ligne de plusieurs milliers de locations, voici comment peuvent être estimées les provisions
    Provisions sur charges au m²Charges mensuelles/m²TOM mensuelle/m²Total charges mensuelles/m²
    AVEC chauffage ET eau chaude collective2,80 €0,25 €3,05 €
    SANS chauffage NI eau chaude collective1,50 €0,25 €1,75 €

 

Partir sur de bonnes bases

Il est important, lors de la mise en location d’un bien, de bien déterminer le loyer et la provision sur charges. En effet, la provision sur charges doit être « sincère », c’est-à-dire être fixée au plus près de la réalité.

Que la provision soit surévaluée ou sous-évaluée, une mauvaise appréciation de départ pose des problèmes : 

      1. En cas de surévaluation : voir la rentabilité de son bien diminuer au moment de l’apurement puisqu’il faut rembourser au locataire l’excédent de provision par rapport aux charges réelles (charges récupérables).
      2. En cas de sous-évaluation
        • Litige avec son locataire en cas de montant important à récupérer.
        • Rotation de locataire accélérée du fait de l’augmentation, pour lui, du coût de sa location, et donc coûts de gestion supplémentaires.
        • Si la provision sur charges est largement sous-évaluée, il ne sera pas possible de récupérer les sommes dues, le locataire étant naturellement peu motivé pour payer, plusieurs mois après son départ du logement, une facture de solde de charges …

Le plus de La Gestion en Ligne : avant de louer, fournissez-nous les éléments (dans le cadre de l’option souscrite « louer mon bien »), nous évaluerons au plus juste la provision sur charges.

L’apurement des charges locatives, comment faire ?

En cas de choix, par le propriétaire, d’appliquer un forfait de charges (location meublée ou colocation vide), il n’y a pas d’apurement des charges. Voci comment procéder en cas de provisions sur charges : 

  1. Calcul de la différence entre les provisions sur charges payées par le locataire et les charges réelles récupérables, sur une période donnée.
  2. Régularisation comptable auprès du locataire : demande de paiement du complément dû ou reversement du trop payé, ajustement de la provision.

La régularisation doit intervenir une fois par an, lorsque les dépenses de l’exercice sont toutes connues, c’est-à-dire, pour un logement dans une copropriété, après l’assemblée générale annuelle des copropriétaires et la présentation des comptes par le syndic.

Elle consiste à rapprocher le montant total des dépenses effectives, du total des provisions versées par le locataire pendant l’année. Il en résulte un solde, soit en faveur du locataire, soit à payer en complément par le locataire.

Le bailleur doit fournir le détail de cet ajustement au locataire, et tenir à sa disposition les pièces justificatives pendant 6 mois. Le locataire ne peut pas refuser le paiement. En cas de désaccord, il peut saisir le tribunal d’instance.

A la suite de cette régularisation, les provisions sur charges à venir sont généralement réajustées sur la base de ces dernières dépenses. 

Quelques précisions

En fin de bail, la régularisation ne peut pas intervenir avant l’arrêté des comptes. Il en résulte la nécessité de restituer le dépôt de garantie sans pouvoir clôturer totalement le compte du locataire sortant. La loi prévoit alors la possibilité, pour le propriétaire, de conserver une somme maximum de 20 % du dépôt de garantie en prévision de l’apurement non encore effectué. Lorsque le propriétaire a en mains les éléments nécessaires, il doit alors fournir au locataire déjà parti le décompte de la période non apurée ainsi que le solde de son dépôt de garantie.

Rappelons que, pour les locations en meublé ou les colocations de logements vides, le bailleur peut opter pour un forfait mensuel correspondant aux charges locatives. Dans ce cas bien sûr, il n’y a pas de régularisation possible.