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Provisions sur charges, charges locatives c’est quoi ?

Provisions sur charges, charges locatives c’est quoi ?

Les provisions sur charges sont constituées des charges locatives ou charges récupérables et viennent en complément du loyer. Ces provisions concernent les charges de la copropriété comme l’ascenseur, le gardien… voir aussi les dépenses concernées sur service-public.fr

Les charges locatives sont les dépenses liées à l’occupation du logement, et donc à la charge du locataire, mais payées par le propriétaire, ce qui est le cas notamment lorsque le logement est situé dans une copropriété. Ces dépenses sont récupérables sur le locataire, en plus du loyer.

Le prix de mise en location (charges comprises) est fixé en tenant compte de multiples paramètres, mais la fixation de la provision sur charges est bien souvent négligée, ce qui peut être générateur de difficultés dans la vie du bail. Voir aussi Comment déterminer un loyer ?

Pourquoi une provision sur charges ?

Le principe consiste à faire porter, in fine par le locataire, certaines dépenses qui sont à sa charge mais au départ payées par le propriétaire. Ces dépenses payés par le propriétaire sont refacturer au locataire par l’intermédiaire de provisions sur charges.

Le principe de ces provisions sur charges apurées une fois par an permet de lisser sur l’année des charges locatives dont le poids, si elles étaient payées en une seule fois serait trop lourde.

Par ailleurs, le paiement d’une provision sur charge avec chaque échéance de loyer permet que le départ du locataire n’ait pas trop de conséquences financières de ce point de vue. En effet, il est difficile de réaliser un recouvrement de montants de charges après le départ du locataire.

Quelles sont les charges récupérables ?

La liste des charges récupérables est fixée précisément par les textes, en particulier le décret n° 87-713 du 26 août 1987

Les grandes catégories sont les suivantes :

– fonctionnement des ascenseurs
– eau froide, eau chaude et chauffage collectif
– installations individuelles
– fonctionnement et entretien des parties communes intérieures
– entretien des espaces extérieurs
– certaines taxes ou redevances (ordures ménagères, balayage, assainissement)

Voir aussi: Entretien d’une chaudière : qui doit payer ? locataire ou propriétaire ?

Réparation locative: Qui répare ? qui entretient ?

Que comprend la provision sur charges ?

La provision sur charges est composée de deux éléments :

    • La taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui est le plus souvent facturée avec la taxe foncière, à l’automne de chaque année.
    • Les charges récupérables de copropriété, qui sont arrêtées chaque année, dans les six mois de la clôture de l’exercice.

Il est nécessaire d’avoir les deux montants pour pouvoir calculer la provision sur charges.

Partir sur de bonnes bases !

Il est important, lors de la mise en location d’un bien, de bien déterminer le loyer et la provision sur charges. En effet, la provision sur charge doit être « sincère », c’est-à-dire être fixée au plus près de la réalité. Pour qu’elle en soit le plus proche possible, le plus simple est évidemment de reprendre les chiffres de l’année écoulée.

Les inconvénients de provisions sur charge mal évaluées sont multiples :

      1. En cas de surévaluation : voir la rentabilité de son bien diminuer au moment de l’apurement puisqu’il faut rembourser au locataire l’excédent de provision par rapport aux charges réelles (charges récupérables).
      2. En cas de sous-évaluation
        • Litige avec son locataire en cas de montant important à récupérer.
        • Rotation de locataire accélérée du fait de l’augmentation, pour lui, du coût de sa location, et donc coûts de gestion supplémentaires.
        • Si la provision sur charges est largement sous-évaluée, il ne sera pas possible de récupérer les sommes dues, le locataire étant naturellement peu motivé pour payer, plusieurs mois après son départ du logement, une facture de solde de charge …

Le plus de La Gestion en Ligne : avant de louer, fournissez-nous les éléments (dans le cadre de l’option souscrite « louer mon bien »), nous évaluerons au plus juste la provision sur charges.

L’apurement des charges locatives, c’est quoi ?

L’apurement des charges locatives est réalisé par les opérations suivantes : 

  1. calcul de la différence entre les provisions sur charges payés par le locataire et les charges réelles récupérables.
  2. régularisation comptable auprès du locataire : demande de paiement du complément dû ou reversement du trop payé, ajustement de la provision.

La régularisation doit intervenir une fois par an, lorsque les dépenses de l’exercice sont toutes connues, à savoir pour un logement dans une copropriété, après l’assemblée générale annuelle des copropriétaires et la présentation des comptes par le syndic.

Elle consiste à rapprocher le montant total des dépenses effectives, au total des provisions versées par le locataire pendant l’année. Il en résulte un solde, soit en faveur du locataire, soit à payer en complément par le locataire.

Le bailleur doit fournir le détail de cet ajustement au locataire, et tenir à sa disposition les pièces justificatives pendant 6 mois. Le locataire ne peut pas refuser le paiement. En cas de désaccord, il peut saisir le tribunal d’instance.

A la suite de cette régularisation, les provisions sur charges à venir sont généralement réajustées sur la base de ces dernières dépenses.

 

Quelques précisions

En fin de bail, la régularisation ne peut pas intervenir avant l’arrêté des comptes. Il en résulte la nécessité de restituer le dépôt de garantie sans pouvoir clôturer totalement le compte du locataire sortant. La loi prévoit alors la possibilité, pour le propriétaire, de conserver une somme maximum de 20 % du dépôt de garantie en prévision de l’apurement non encore effectué. Lorsque le propriétaire a en mains les éléments nécessaires, il doit alors fournir au locataire déjà parti le décompte de la période non apurée ainsi que le solde de son dépôt de garantie.

A noter que pour les locations en meublé ou les colocations de logements vides, le bailleur peut maintenant opter pour un forfait mensuel correspondant aux charges locatives. Dans ce cas bien sûr, il n’y a pas de régularisation possible.