Politique de confidentialité

“La Gestion en Ligne s’engage à ne pas transmettre ou céder à des tiers vos informations”

 

1. Généralités

Cette politique de confidentialité s’applique à la plateforme en ligne LA GESTION EN LIGNE. Pour nous contacter, veuillez vous référer au paragraphe 12 de la présente politique de confidentialité.

La protection de vos données personnelles est notre priorité.  Nous nous engageons à ne pas vendre ni louer vos données personnelles. Nous recueillons, stockons et traitons ces données conformément aux dispositions légales, et en particulier à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) et tout texte d’application qui pourrait être pris.

Nous ne transmettons vos données à des tiers que si cela est nécessaire à la fourniture de nos services, si vous avez consenti de manière expresse à leur transmission ou si une obligation légale nous l’impose. Toutefois, les services que nous fournissons ne peuvent fonctionner que si nous parvenons à collecter, stocker, transmettre, supprimer et/ou utiliser certaines de vos données personnelles. Les données personnelles sont toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, telles que votre nom, date de naissance, adresse et/ou adresse électronique.

Cette politique de confidentialité précise les données que nous collectons et les finalités pour lesquelles nous les traitons lorsque vous utilisez les services que nous vous proposons sur la plateforme. Cette politique de confidentialité contient également des informations importantes quant à la protection de vos données, notamment les droits dont vous disposez sur celles-ci. Certains services proposés sur notre plateforme sont fournis par des tiers. Lors de l’utilisation de ces services, les politiques de protection des données prévues par ces fournisseurs tiers s’appliquent en plus de la présente politique de confidentialité. Ces tiers sont susceptibles de recueillir votre consentement relatif au traitement de vos données préalablement à l’utilisation de leurs services.

Cette politique de confidentialité est un complément des Condition Générales d’utilisation du site, en cas de conflit entre les Conditions Générales d’Utilisation du site et la présente politique de confidentialité, les dispositions de la présente politique de confidentialité prévalent.

2 . Collecte des données des locataires

2.1 Demande de visite par le potentiel locataire d’un bien

Lorsque vous accédez au site internet et que vous sélectionnez “locataire” puis “je veux visiter”, vous pouvez souscrire au formulaire “demande de renseignements”.  Au cours du processus de remplissage du formulaire nous collectons et stockons les données suivantes (locataire, colocataire ou conjoint, garant(s)) afin de constituer un dossier locataire transmis au propriétaire du bien que vous souhaitez visiter:

• Nom ;
• Prénom ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse mail ;
• Situation familiale ;
• Situation professionnelle ;
• Salaire mensuel ;
• Nombre de garants ;
• Nombre de colocataire ou conjoint ;

En l’absence de consentement express, nous n’utilisons les données personnelles mentionnées dans cette section que pour les transmettre au propriétaire du bien que vous souhaitez visiter ou étudier en interne le dossier locataire constitué avec ses données dans le but de faire un compte rendu à nos clients propriétaires. Votre adresse mail et votre numéro de téléphone pourront être utilisés afin de vous communiquer l’état d’avancement de votre dossier ou afin de planifier une visite.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

2.2 Préparation du contrat de location.

Si vous êtes sélectionné après visite d’un appartement et étude de votre dossier locataire, vous serez amené à remplir le formulaire “préparation contrat de location” qui vous sera envoyé sous forme de lien par mail. Lorsque vous remplissez le formulaire, nous collectons et traitons les données suivantes (locataire, colocataire ou conjoint, garant(s)) :

• Nom ;
• Prénom ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse mail ;
• Date de naissance ;
• Lieu de naissance ;
• Date d’entrée dans les lieux ;
• Informations bancaires (a) ;
• Adresse du bien à louer ;

(a) Vos informations bancaires

• Nom du titulaire du compte à débiter ;
• Nom de la banque ;
• IBAN ;
• BIC ;

Nous n’utilisons les données personnelles mentionnées dans cette section que pour la préparation et la rédaction d’un contrat de location selon les conditions légales qu’implique une telle rédaction. Votre adresse mail, votre numéro de téléphone ou votre adresse postale pourront être utilisés pour vous communiquer des informations essentielles concernant les relances de paiements, révisions de loyers, mise en demeure ou même assignation au tribunal en cas de litige.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

2.3 Votre espace personnel

Après la rédaction du contrat de location, votre compte locataire accessible dans l’onglet “ locataire” puis “ se connecter” sera automatiquement créé.  Nous stockons alors sur la plateforme et dans nos fichiers les données suivantes:

• Nom ;
• Prénom ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse mail ;
• Adresse postale ;
• Vos documents locataires (avis d’échéance, relances et relances d’assurance) ;
• Relevé de compte locataire ;

Ce sont toutes les données disponibles à la page Espace personnel. Les données présentes sur la plateforme sont strictement personnelles et par conséquent elles ne sont pas communiquées aux autres clients et sont visibles uniquement par vous et notre équipe. Nous n’en faisons usage qu’afin de déposer de nouveaux documents locataires ou votre historique comptable.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

3.Utilisation des données des propriétaires

3.1 Formulaire d’inscription

Enregistrement

Vous devez créer un compte propriétaire pour pouvoir bénéficier des services proposés sur notre plateforme. A cette fin, vous devez vous inscrire en tant que membre sur le site internet via les onglets “propriétaire” puis “inscription”. Lorsque vous insérez les données de dans le formulaire “Inscription propriétaire”, Nous collectons et traitons les données suivantes  :

• Numéro de téléphone ;
• Adresse mail ;

Votre mot de passe (cf section mot de passe dans conditions générales) ;

Nous n’utilisons les données personnelles mentionnées dans cette section que pour vous ajouter à la liste de nos potentiels clients. Votre adresse mail et votre numéro de téléphone pourront être utilisés afin de vous communiquer nos offres et nos promotions.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

Informations du propriétaire

Lors de la troisième étape de l’inscription, vous devez renseigner les informations pratiques vous concernant.  Vous serez alors amené à remplir le formulaire “Informations du propriétaire”, lorsque vous remplissez le formulaire, nous collectons et traitons les données suivantes :

Propriétaire personne physique :

• Civilité ;
• Nom ;
• Prénom ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse ;

Propriétaire personne morale :

• Type de structure ;
• Nom de la structure ;
• Civilité du représentant légal ou mandataire ;
• Nom du représentant légal ou mandataire ;
• Prénom du représentant légal ou mandataire ;
• Adresse du représentant légal ou mandataire ;

Nous n’utilisons les données personnelles mentionnées dans cette section que pour vous ajouter à la liste de nos potentiels clients. Votre adresse mail et votre numéro de téléphone pourront être utilisées afin de vous communiquer nos offres et nos promotions.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

Le bien

Lors de la quatrième étape de l’inscription, vous devez renseigner des informations pratiques concernant le bien que vous souhaitez mettre en gestion.  Vous serez alors amené à remplir le formulaire “Le bien”, lorsque vous remplissez le formulaire, nous collectons et traitons les données suivantes pour chaque bien:

• Type de bien ;
• Adresse du bien ;
• Type de chauffage du bien

Nous n’utilisons les données personnelles mentionnées dans cette section que pour préciser notre fiche client vous concernant.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

Finalisation de votre compte

Lors de cette étape, nous vous demandons de justifier les informations que vous avez renseignées précédemment par le téléchargement sur la plateforme des pièces justificatives suivantes:

• Attestation de propriété
• Informations bancaires (a)
• Pièce d’identité du ou (des) propriétaire(s)

(a)  Vos informations bancaires :

• Nom du titulaire du compte à créditer ;
• Nom de la banque ;
• IBAN ;
• BIC ;

Vos informations ne seront pas transmises à un tiers. Nous n’utilisons vos données bancaires que pour le règlement des sommes qui vous sont dues dans le cadre de l’exécution de nos prestations.

Nous n’utilisons les données personnelles mentionnées dans cette section que pour la préparation et la rédaction d’un mandat de gestion.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

Finalisation du mandat de gestion

Une fois les documents justificatifs téléchargés, vous serez en mesure d’obtenir un mandat de gestion qu’il vous faudra renvoyer signé sur cette même page afin d’officialiser votre inscription chez nous en tant que client. Le mandat de gestion signé sera alors utilisé dans nos bases de données afin de justifier de votre présence en tant que client chez nous.

Espace personnel

Après le téléchargement du contrat de location, votre compte client accessible dans l’onglet “ propriétaire” puis “ se connecter” sera automatiquement crée.  

L’ensemble des données collectées et décrites dans les sections « Inscription », « information du propriétaire », « Le bien », Finalisation de votre compte », « Finalisation du mandat de gestion »sont alors stockées sur la plateforme. En plus de ces données décrites ci-dessus, nous stockons sur la plateforme et dans nos fichiers les données suivantes :

• Vos documents propriétaires (avis d’échéance et documents de gestion transmis aux locataires, comptes rendus de gestion, factures payées, impôts fonciers) ;
• Relevés comptables de compte propriétaire et locataire ;

Les données présentes sur la plateforme sont strictement personnelles et par conséquent elles ne sont pas communiquées aux autres clients et sont visibles uniquement par vous et notre équipe. Nous n’en faisons usage qu’afin de déposer de nouveaux documents ou écritures comptables.

Concernant la durée de conservation de ces données voir à la section 10.

4. Pourquoi nous traitons vos Données

Sauf indication contraire prévue dans la partie 2 ci-dessus, nous traitons vos Données aux fins suivantes.

4.1. Apport de nos services

Nous traitons vos données pour la bonne exécution du mandat de gestion et afin de vous fournir les services proposés sur notre plateforme, en particulier dans le but de :

• vérifier votre identité et vos données personnelles ;
• permettre la communication entre propriétaire et locataire;
• envoyer des messages dans la mesure où cela est nécessaire pour l’apport de nos services ;
• fournir une vue d’ensemble de votre activité dans votre espace personnel
• être en mesure d’offrir nos services sans erreurs techniques et de détecter et de corriger toute erreur.
• rédiger les différents contrats nécessaires au bon déroulement des mises en location

4.2. Amélioration de la Plateforme et sécurité

Nous traitons également vos données et avis concernant notre service :

• Traitement et gestion des réclamations (notamment par mail et via l’espace commentaire en fin des formulaires).
• Analyse et évaluation de l’utilisation de notre plateforme pour l’amélioration continue de nos produits et services.
• Prévention, enquête et poursuite des activités illégales, notamment les cas de fraude.
• Garantie de la sécurité du système de la plateforme, protection des données stockées par les soins de notre prestataire, détection des cyberattaques ou d’autres perturbations de l’intégrité de la plate-forme.
• Nous utilisons les profils d’utilisateurs pour analyser et comprendre le comportement des membres. Cela nous permet d’apporter des améliorations et/ou d’ajouter des services sur la plateforme.

4.3 Envoi de la newsletter et d’autres e-mails publicitaires

Vous êtes libre de souscrire à notre newsletter et à la réception d’e-mails publicitaires. Lors de votre inscription, nous recueillons votre consentement pour le traitement de votre adresse e-mail à des fins d’envoi d’e-mails publicitaires portant notamment sur des informations actualisées relatives à nos services et produits, en particulier les produits offerts sur la plateforme, les offres spéciales et les promotions. Nous n’envoyons de courriels à caractère publicitaire que si vous nous en avez donné l’autorisation. Par votre consentement, vous acceptez également que nous personnalisions le contenu des courriels promotionnels en fonction de vos besoins et de vos intérêts selon le profil d’utilisateur que vous avez créé (locataire ou propriétaire). Vous pouvez à tout moment révoquer votre consentement à l’envoi d’e-mails publicitaires à l’adresse e-mail indiquée, avec effet à venir, en cliquant sur le lien « Se désinscrire » en bas de l’e-mail publicitaire. La révocation peut prendre plusieurs jours durant lesquels il est possible que vous receviez d’autre email publicitaires.

5. Sécurité sur internet

L’accès aux services et aux Espaces Propriétaire ou Locataire est strictement réservé aux utilisateurs et implique donc la création d’un compte utilisateur en tant que propriétaire ou locataire. La société ne fournira de services non-dématérialisés qu’à la marge et en cas de nécessité, les services n’étant fourni et accessibles par principe qu’en ligne, ce qu’accepte l’utilisateur avant toute souscription.

Lors de son inscription au site, l’utilisateur doit créer son propre identifiant et sécuriser son accès par un mot de passe qui lui permettra de se connecter à son compte d’utilisateur, lui réservant un accès individualisé à son Espace Propriétaire ou son Espace Locataire. L’Espace Propriétaire ou l’Espace Locataire sont strictement personnels pour l’utilisateur et les identifiant et mot de passe sont destinés à protéger l’intégrité et la disponibilité du compte utilisateur et son contenu, ainsi que l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données transmises par l’utilisateur.

Il appartient à cet égard à l’utilisateur d’assurer la parfaite confidentialité de son identifiant et mot de passe qui lui sont strictement personnels. Ils sont créés, gérés, modifiés et utilisés sous sa seule responsabilité. La société ne pourra être responsable de toutes conséquences liées à une divulgation, délibérée ou non, des identifiant/mot de passe auprès de tout tiers. La société ne supportera aucune responsabilité du fait des conséquences d’une utilisation frauduleuse par un tiers de l’identifiant et du mot de passe de l’utilisateur, notamment en cas de modification des coordonnées bancaires de l’utilisateur par un tiers, d’instructions quelconque (notamment financières) données par un tiers depuis le compte utilisateur à la société et exécutées par cette dernière en tant que mandataire, de fausses déclarations sur le bien… Dans l’hypothèse où l’utilisateur aurait connaissance de ce qu’une autre personne accède ou peut accéder à son compte utilisateur via ses identifiants et mot de passe, il changera ces derniers et en informera la société sans délai. En outre, toutes conséquences préjudiciables pour la société ou pour les tiers résultant de la divulgation ou de la perte des identifiants/mot de passe par l’utilisateur ou de leur vol devront être intégralement réparées par ce dernier.

Pour ce qui est de la sécurité des données personnelles de l’utilisateur, nous nous engageons à ne pas les transmettre ou les vendre à un tiers. Nous avons à cœur de garantir la  meilleure protection possible des données afin de nous prémunir des piratages. En cas de faille du système ou de piratage informatique des données personnelles, notre entreprise s’engage, conformément à ses obligations, à alerter la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) dans un délai de 72 heures.

6. Utilisation des cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte que les plateformes en ligne placent sur votre ordinateur ou sur d’autres appareils permettant la navigation sur Internet, tels que des tablettes ou des téléphones intelligents. Si les paramètres de votre navigateur acceptent les cookies, votre navigateur ajoute le texte dans un petit fichier. Notre plateforme n’utilise pas de cookies sauf dans le cadre de Google Analytics.

Utilisation de Google Analytics

Notre site internet utilise Google Analytics, un service d’analyse web de Google Inc. (« Google »). Google Analytics utilise des « cookies ». Les informations générées par les cookies concernant votre utilisation de ce site internet sont généralement transférées à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées. Google utilisera ces informations au nom de La Gestion en Ligne pour évaluer votre utilisation du site internet, pour compiler des rapports sur l’activité du Site internet et pour fournir à notre entreprise d’autres services liés à l’utilisation du site internet et d’internet. Pour un aperçu de la politique de confidentialité de Google, cliquez ici : https://support.google.com/analytics/answer/6004245 Vous pouvez refuser l’utilisation de cookies en sélectionnant les paramètres appropriés sur votre navigateur. Vous pouvez également empêcher Google de collecter les Données générées par les cookies et relatives à votre utilisation du site internet (y compris votre adresse IP) et au traitement de ces données par Google en téléchargeant et installant le plug-in de navigateur disponible au lien suivant : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

7.Traitement des tâches

La Gestion en Ligne peut faire appel à des prestataires de services externes pour fournir certains services, qui effectuent certains traitements de données pour notre compte et sur nos instructions (sous-traitants). Nous sélectionnons les sous-traitants avec le plus grand soin, conformément aux lois sur la protection des données en vigueur. Les sous-traitants que nous avons mandatés peuvent avoir accès à vos données personnelles, mais ne peuvent les utiliser que pour effectuer le traitement des tâches énoncées plus tôt, et non à d’autres fins. Les sous-traitants sont contractuellement tenus de garantir un niveau de protection des données correspondant au nôtre. Toutes les données traitées sur notre demande sont soumises à notre contrôle. Nous surveillons en permanence la garantie des niveaux de protection des données. Si les informations disponibles ne répondent pas complètement à vos questions, vous pouvez nous contacter via notre email: contact@lagestionenligne.fr

8.Divulgation de vos Données à des tiers

La Gestion en Ligne ne partagera les données qu’avec les autres entités du groupe La Gestion en Ligne. Nous sommes tenu de transmettre des données personnelles et/ou des données d’utilisation aux autorités dans le cadre de nos obligations (enquêtes, réquisitions…).

9.Réserve de modifications

Comme nous développons constamment nos services, nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité, conformément aux dispositions légales en vigueur. Toute modification est publiée sur cette page en temps opportun. En tout état de cause, vous êtes invité à consulter cette page régulièrement pour vous tenir informé de l’actualisation de notre politique de confidentialité.

10.Durée du stockage de vos Données

Sauf indication contraire dans la présente déclaration de protection des données ou dans les dispositions légales, nous conservons :

• les données personnelles visées aux paragraphes 2.1 de la présente politique de confidentialité pendant 6 mois à compter de la date de collecte des données, si la demande d’informations n’aboutit pas à la rédaction d’un contrat de location ;
• toutes les autres données personnelles mentionnées dans la présente déclaration de protection des données durant toute la durée de votre inscription chez nous en tant que client et jusqu’à trois ans après la suppression de votre compte chez nous.

11. Vos droits

La politique de suppression des données évoquée au paragraphe 9 est la procédure classique que nous appliquons, néanmoins, à tout moment, il vous est possible de revendiquer certains droits en en formulant la demande à travers le formulaire de la section 13.Conformément aux dispositions légales, vous êtes en droit, à tout moment, et sur présentation d’une pièce d’identité de :

• demander des informations sur les données que nous traitons ainsi qu’une copie de celles-ci (droit à l’information). Vous pouvez également avoir accès à tout moment à toutes les données que vous nous avez volontairement fournies sur la plateforme ;
• demander la rectification de données inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, la finalisation de données incomplètes (droit de rectification). De plus, vous pouvez modifier toute information que vous nous avez volontairement fournie sur la plate-forme ;
• demander la suppression de vos Données pour des raisons légitimes (droit de suppression). Si vous formulez une telle requête, vous renoncez à toute poursuite contre l’entreprise pour interruption du service fourni à compter de la date d’expression de la requête car la suppression de vos données empêche la Gestion en Ligne de fournir les services assurés par l’entreprise. Nous nous réservons un délai de 6 mois avant d’accéder à votre requête de suppression ;
• demander la limitation du traitement de vos données, sous réserve du respect des obligations légales (droit à la limitation du traitement) ;
• si les exigences légales sont remplies, recevoir les données que vous fournissez dans un format structuré, actuel et lisible par machine et de transmettre ces données à une autre personne responsable ou, dans la mesure où cela est techniquement possible, de les faire transmettre par La Gestion en Ligne (droit à la transférabilité des Données) ; et

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données pour des raisons liées à votre situation particulière dans les cas prévus par la loi. Si vos données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, vous pouvez vous opposer au traitement à des fins publicitaires dans tous les cas (droit d’opposition). Vous avez également le droit de révoquer à tout moment toute déclaration de consentement faite dans le cadre de l’enregistrement ou de l’utilisation de nos services sans que cela n’affecte la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’à sa révocation. Vous pouvez révoquer votre consentement à la newsletter en en cliquant sur le lien « Se désinscrire » en bas de l’e-mail publicitaire. Pour exercer tout autre droit mentionné au présent paragraphe, vous pouvez contacter La Gestion en Ligne aux coordonnées ci-dessous. En outre, sans préjudice de tout autre recours, vous avez le droit à tout moment de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente.

12. Contact

En cas de questions concernant le traitement de vos Données dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme ou l’exercice de vos droits, vous pouvez à tout moment nous contacter ou contacter notre responsable de la protection des Données à contact@lagestionenligne.fr

13. Formulaire de modification ou de suppression de données