Les missions d’un gestionnaire locatif, ce qu’un bailleur doit savoir

Connaissez-vous bien les missions d’un gestionnaire locatif ? Si vous vous apprêtez à déléguer la gestion locative de votre bien à un professionnel, prenez quelques minutes pour consulter cet article et vérifiez qu’il a les bonnes compétences.

Un gestionnaire locatif vous accompagne pour la location de votre bien immobilier. Il s’occupe de la mise en location, a de nombreuses obligations pendant la location et gère tout l’après-location.

Pour réaliser toutes ses missions, il agit d’un cadre très précis suivant des obligations légales et il doit avoir des compétences spécifiques.

Ce n’est qu’alors qu’il sera à même de réaliser ses missions au cours des 3 grandes étapes de la location d’un bien immobilier. Alors pourquoi faire appel à ce professionnel de l’immobilier et comment bien le choisir, l’équipe de La Gestion en Ligne vous détaille tout.

Le cadre des missions d’un gestionnaire locatif

Être gestionnaire locatif ne s’improvise pas. Cette profession est réglementée afin de sécuriser à la fois les bailleurs et les locataires, dont il est l’intermédiaire.

Obligations légales

Pour proposer des services de gestion locative, toute entreprise ou tout professionnel doit respecter la loi Hoguet du 2 juillet 1970. Cette réglementation impose de détenir une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière », plus connue sous le nom de carte G. Son obtention passe par le dépôt d’un dossier complet auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI), permettant de vérifier plusieurs exigences.

🎓 Justifier de son aptitude professionnelle

Le candidat doit prouver ses compétences via :

• un diplôme dans le domaine juridique, économique ou commercial ;
• ou une expérience professionnelle suffisante au sein d’une agence ou d’un cabinet titulaire de la carte professionnelle.

🏛️ Être immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés

L’immatriculation au RCS est indispensable. Elle doit être attestée par un extrait K-bis de moins d’un mois.

📄 Présenter un casier judiciaire conforme

Le futur gestionnaire doit fournir un bulletin n°2 de casier judiciaire vierge de toute mention d’incapacité ou d’interdiction d’exercer.

🛡️ Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle

Cette assurance permet d’indemniser les clients ou les tiers si la responsabilité du gestionnaire est engagée.

💶 Disposer d’une garantie financière

Obligatoire pour sécuriser les fonds reçus pour le compte de tiers (loyers, avances sur charges…), cette garantie doit être d’au moins 30 000 € durant les deux premiers exercices, puis 110 000 € minimum ensuite.

📚 Renouveler la carte G grâce à la formation continue

Valable 3 ans, la carte professionnelle doit être renouvelée. Depuis la loi ALUR, le gestionnaire doit suivre :

• 14 heures de formation par an, ou
• 42 heures sur 3 ans,
  dont 2 heures obligatoires consacrées à la déontologie.
  Les thèmes peuvent porter sur le juridique, l’économique, le commercial, les aspects techniques, ou encore l’urbanisme, l’habitation et la transition énergétique.

Toute absence de conformité à ces obligations peut engager la responsabilité professionnelle du gestionnaire locatif.

Lieu où exercer ces missions

Le gestionnaire locatif a le choix pour le lieu où réaliser ses missions :

• Le plus souvent au sein d’agences immobilières
• Dans des cabinets d’administrateurs de biens
• Au sein de syndics de copropriété
• Dans des offices publics ou semi-publics

Compétences pour être gestionnaire locatif

Afin d’exercer au mieux son métier, le gestionnaire locatif doit présenter une double compétence :

• Technique, car l’immobilier est un domaine très pointu qui évolue très régulièrement avec les nombreuses lois régulièrement votées
• Commerciale, car il est en contact avec les bailleurs, les locataires ainsi que certains tiers, notamment des entrepreneurs pour les travaux.

Il doit ainsi présenter du savoir-faire mais aussi du savoir-être.

🛠️ Les connaissances techniques d’un gestionnaire locatif

Pour accomplir ses missions, le gestionnaire locatif doit posséder de nombreux savoirs :

• De l’organisation, afin de travailler de façon méthodique et rigoureuse, nécessaire dans tout travail administratif et notamment relatif à la comptabilité
• Des connaissances en droit immobilier et en gestion
• Des coûts approximatifs du montant de certains travaux immobiliers
• Les process pour intervenir en cas de travaux dans les logements collectifs

⭐ Les qualités d’un gestionnaire locatif

Toutes ces connaissances doivent donc impérativement être au service des bailleurs et des locataires. Le gestionnaire locatif doit ainsi pouvoir présenter les qualités suivantes :

• Avoir le sens du commerce et de la négociation
• Être à l’aise avec des inconnus
• Analyser les besoins annoncés et savoir les anticiper
• Argumenter et proposer des solutions, notamment en cas de demandes excessives de la part d’un locataire
• Être un bon médiateur, notamment dans le cas de conflit entre bailleur et locataire, tout en ne prenant pas parti pour l’un ou autre
• Être synthétique dans ses propositions et reformulation des besoins des différentes parties

Comment devenir gestionnaire locatif ?

Pour accéder au métier de gestionnaire locatif, plusieurs formations, allant du bac + 2 au bac +5, sont possibles :

• BTS Professions Immobilières ou DUT Carrières Juridiques
• Diplôme de niveau bac + 2 dans le domaine commercial ou de la gestion
• Licence professionnelle en immobilier
• Diplôme de niveau bac + 5 en droit immobilier

Pourquoi faire appel à un gestionnaire locatif ?

Faire appel à un gestionnaire locatif constitue un véritable levier pour sécuriser votre investissement immobilier tout en vous déchargeant des contraintes administratives, techniques et comptables.

En tant que bailleur, déléguer la gestion de votre bien vous permet de gagner en tranquillité d’esprit et d’optimiser la rentabilité de votre patrimoine.

Les avantages pour vous : sérénité, sécurité, rentabilité

Confier la gestion de votre bien à un professionnel vous apporte avant tout une véritable sérénité. Vous êtes déchargé des visites, de la sélection des candidats, des démarches administratives, du suivi des loyers ou encore des interventions techniques.

Un gestionnaire compétent sécurise également votre location : il vérifie la solvabilité des locataires, rédige des baux conformes et veille au respect des obligations légales.

Enfin, cette délégation favorise la rentabilité : une bonne mise en location réduit la vacance locative, un suivi rigoureux limite les impayés et l’entretien régulier préserve la valeur de votre bien.

Les situations où il est particulièrement recommandé de déléguer

Déléguer la gestion locative est particulièrement pertinent si vous :

• Manquez de temps
• Habitez loin de votre bien
• Ne maîtrisez pas les règles juridiques souvent complexes du secteur immobilier.

Cette solution est également recommandée pour les bailleurs possédant plusieurs lots, ou qui souhaitent optimiser leur fiscalité et leur organisation. Enfin, si vous souhaitez transformer votre investissement en revenu passif sans gérer les imprévus du quotidien, le recours à un gestionnaire est la meilleure option.

Gestion professionnelle vs. auto-gestion : comparaison

L’auto-gestion vous permet de garder un contrôle complet sur votre bien et de réduire certains frais. Cependant, elle demande une disponibilité importante, de solides connaissances juridiques, ainsi qu’une grande rigueur administrative.

La gestion professionnelle, au contraire, vous offre un accompagnement complet, une meilleure protection juridique et une optimisation de la relation locataire. Pour beaucoup de bailleurs, le gain de temps et la sécurité obtenus compensent largement le coût des honoraires de gestion.

Les 3 grandes missions d’un gestionnaire locatif

Dans le cadre de sa mission de gestion locative, le gestionnaire peut être amené à gérer différents types de biens :

• Appartements
• Maisons
• Parkings
• Locaux commerciaux ou professionnels

Un gestionnaire locatif possède de nombreuses missions à réaliser. Celles-ci peuvent être découpées en 3 grandes périodes : avant la location, pendant la location et à la fin de la location. Attention, les missions de votre gestionnaire locatif vont dépendre du mandat de gestion que vous allez signer avec lui. Référez-vous donc au mandat de gestion qui indique tout en détail.

Mettre le bien en location

La première mission d’un gestionnaire locatif est de proposer le bien immobilier à la location. Cette opération nécessite de nombreuses tâches secondaires.

💰 Donner une indication de loyer à percevoir

Notamment dans le cas d’une première location, vous n’êtes pas nécessairement au courant des loyers à appliquer pour votre bien immobilier. C’est là où intervient le conseil de votre gestionnaire, qui connaît parfaitement le marché locatif.

C’est donc lui qui pourra indiquer une fourchette à appliquer en fonction de différents critères : superficie, caractéristiques du bien, présence d’un parking, situation géographique, meublé ou pas, prestations et performances énergétiques, mais également la législation.

Cependant, la décision finale du montant du loyer à appliquer vous revient en tant que bailleur.

🛠️ Faire réaliser tous les diagnostics prévus

Tout comme pour les ventes de bien, en location il est indispensable de réaliser un certain nombre de diagnostics. Le gestionnaire locatif devra donc veiller à leur bonne réalisation, afin de donner toutes les informations nécessaires et obligatoires aux futurs locataires.

Mettre le bien en publication

Il s’agit de la deuxième étape pour la mise en location : faire savoir que le bien immobilier est disponible.

Pour ce faire, le gestionnaire se charge de la rédaction des petites annonces. Il pourra alors les diffuser sur différents supports : les journaux classiques, les petites annonces, les panneaux dans l’agence immobilière, les sites internet (comme Leboncoin, Seloger, Bien Ici …), les réseaux sociaux etc …

📥 Réceptionner les demandes de visites et les demandes de renseignements

Avant de se déplacer, les futurs locataires veulent parfois connaître certains détails sur le bien disponible. Votre gestionnaire immobilier est alors souvent amené à réaliser de très nombreux échanges téléphoniques ou par mail avec les futurs locataires, parfois avec vous s’il n’a pas eu toutes les informations en amont.

🏠 S’occuper des visites

Maintenant que les futurs locataires sont connus, le gestionnaire peut alors faire visiter le bien, parfois en fonction d’horaires précis notamment si le bien est déjà en location.

Il s’agit donc de :

• Prendre rendez-vous
• Se déplacer pour réaliser la visite
• Répondre aux différentes questions sur place et parfois quelques heures et quelques jours après
• Réaliser un rapport de compte-rendu de visites au bailleur.

Ce compte-rendu est important, car il vous permet d’avoir tous les retours reçus sur la visite du bien et éventuellement les objections.

✅ Choisir le futur locataire

Il s’agit d’une étape cruciale réalisée en fonction de nombreux critères, notamment celle de la solvabilité. Le gestionnaire contrôle alors les pièces reçues et la cohérence de toutes les données. Il vérifie également l’éligibilité du dossier du futur locataire, si vous optez pour la garantie loyers impayés.

📄 Établir le contrat de location

Il s’agit de la concrétisation des étapes précédentes. Le gestionnaire locatif se charge alors de la rédaction du bail, avec toutes les clauses obligatoires, ainsi que sa signature.

📝 Réaliser un état des lieux

Incontournable lors de l’entrée dans la location, avec la remise des clés, l’état des lieux permet de formaliser précisément l’état des différentes pièces du bien en location ainsi que leur équipement. Le gestionnaire le réalise avec le tout nouveau locataire.

🛡️ Souscrire différentes assurances et prise de garanties

Afin de garantir le paiement des loyers, le gestionnaire locatif peut être amené à souscrire différentes assurances pour votre compte. C’est notamment le cas de l’assurance loyers impayés.

Une autre de ses missions est également de s’occuper des actes de caution, souvent en même temps que la signature du bail.

Gérer le bien pendant la présence du locataire

La deuxième grande mission du gestionnaire locataire est celle à laquelle on pense le plus souvent : gérer le bien quand celui-ci est loué. Tout comme la précédente, elle est également divisée en de multiples sous-tâches.

📬 Appeler les loyers

Suivant ce qui a été décidé avec le bailleur, le gestionnaire locatif procède à l’envoi de l’avis d’échéance en début ou fin de mois. Le paiement du loyer se fait donc à terme à échoir ou bien à terme échu.

💵 Réceptionner les fonds du loyer

Le loyer peut être réglé le plus souvent par virement, par chèque ou bien par espèces (dans la limite du plafond légal). Nous vous recommandons vraiment de mettre en place un prélèvement automatique, avec l’accord du locataire. En effet cela évite les « oublis » de virement.

Votre gestionnaire doit donc également vérifier la bonne réception des fonds, mais aussi faire un état de rapprochement entre ce qui a été appelé et ce qui a été effectivement reçu.

⏳ Gérer le cas échéant des délais ou remises

En cas de difficultés passagères, le gestionnaire locatif peut être amené à négocier des délais de paiement ou une remise sur le loyer. C’est donc le côté commercial de la mission, qui ressort.

💳 Procéder au versement du loyer et des charges

Avec les fonds perçus de la part de votre locataire, le gestionnaire locatif s’occupe alors de vous virer les fonds en règlement du loyer, moins la quote-part de frais de gestion, puis à la copropriété en fonction des appels de fonds réalisés par cette dernière.

📈 Réaliser la révision des loyers

En règle générale, chaque année les loyers sont révisés. C’est au gestionnaire locatif d’être rigoureux à la fois sur la date et le montant de la révision à mettre en place en fonction des indices publiés, l’IRL.

⚖️ Intenter une procédure judiciaire à l’égard du locataire en cas d’incident

L’aspect juridique fait également partie du poste de gestionnaire locatif. En cas d’impayés du locataire, il doit alors lancer une procédure de pré contentieux. Il doit donc bien connaître les différentes lois et jurisprudences en vigueur afin de recouvrir les fonds.

🔧 Faire réaliser des travaux et réparations

Pendant la durée du bail, le logement loué peut faire l’objet de réparations ou travaux. Le gestionnaire locatif est alors amené à se mettre en relation avec des entrepreneurs afin de solliciter des devis et faire réaliser les travaux ou réparations.

Il lui est donc indispensable de bien connaître les tarifs pratiqués dans le secteur du BTP et de disposer d’un bon relationnel afin de faire réaliser parfois dans l’urgence certains travaux.

🏢 Représenter le propriétaire à l’assemble générale de copropriété

Pour des raisons de commodité, notamment d’éloignement, le gestionnaire locatif peut représenter le bailleur lors des assemblées générales. Celui-ci lui transmet alors une délégation de son droit de vote afin d’agir en son nom.

🧾 Aider à la déclaration fiscale

C’est généralement à l’occasion de la fourniture du compte-rendu de gestion locative, que le gestionnaire facilite la déclaration fiscale du bailleur en ventilant les différentes sommes des postes à déclarer sur les revenus fonciers.

🔍 Contrôler l’assurance du logement réalisé par le locataire

Mission annuelle à réaliser, votre gestionnaire locatif doit demander un certificat d’assurance en bonne et due forme aux locataires. Celui-ci prouve ainsi que le logement est bien assuré contre tous les risques pouvant altérer le logement.

✍️ Renouveler le bail ou donner congé

Le bail étant valable pendant une durée déterminée, vous pouvez alors vouloir renouveler celui-ci ou bien donner congés aux locataires. Votre gestionnaire locataire va alors vérifier la légalité de la procédure et la mettre en place.

De la même manière, si votre locataire souhaite quitter son logement et le fait savoir, le gestionnaire locatif devra vérifier que toutes les conditions sont bien respectées, afin de préparer sa sortie.

S’occuper de la sortie du locataire

Si le gestionnaire intervient pour la recherche d’un locataire, il accompagne également le bailleur lors de la sortie du locataire, pour ensuite préparer le logement à une remise en location.

📋 Réaliser un état des lieux de sortie

Si le gestionnaire fait un état des lieux à l’entrée du bail, il en est de même à la sortie du bail. Il s’agit d’une étape importante, autant pour vous, que pour votre locataire, car il en dépendra le montant de la restitution du dépôt de garantie.

🗝️ Récupérer les clés

Généralement cette opération se fait en même temps que l’état des lieux de sortie. Le gestionnaire récupère alors tous les jeux de clés qui ont été fournis lors de l’entrée dans le logement.

🛠️ Procéder aux réparations locatives

En cas de dégradation du logement, ou bien tout simplement pour le rafraîchir afin de faciliter la future remise en location, le gestionnaire locatif lance, toujours avec votre aval, des devis pour réaliser les travaux de réparation ou rafraîchissement.

💳 Restituer le dépôt de garantie

Cette opération se réalise après un état comptable de la situation locative du bien, ainsi que les éventuelles réparations locatives. Le gestionnaire locatif sera alors à même de connaître la somme à restituer au locataire.

🔄 Relancer la procédure de recherche d’un nouveau locataire

Le dossier de location étant définitivement clôt, il est temps pour le gestionnaire de se remettre à la recherche d’un nouveau locataire. Généralement cette procédure de recherche se fait d’ailleurs dès la réception du congé du locataire afin d’éviter toute vacance locative. Cela nécessite donc une anticipation de la part du gestionnaire.

Dans le cadre d’un mandat locatif, les missions d’un gestionnaire locatif sont variées, couvrant des aspects comptables, financiers, juridiques et relationnels. Il doit donc être polyvalent et posséder de solides qualités humaines, notamment pour jouer un rôle de médiateur entre bailleur et locataire. Cependant, toutes ces missions ne sont pas systématiquement réalisées : elles dépendent de l’offre de l’entreprise et des choix du bailleur, et sont précisées dans le mandat de gestion signé entre les deux parties.