Les missions d’un gestionnaire locatif

Le gestionnaire locatif accompagne le bailleur pendant toute la détention de son bien. Il s’occupe de la mise en location, a de nombreuses obligations pendant la location et gère tout l’après-location.

Pour réaliser toutes ses missions, le gestionnaire locatif agit d’un cadre très précis. Il doit se plier à certaines obligations légales et avoir compétences bien précises.

Ce n’est qu’alors qu’il sera à même de réaliser ses missions au cours des 3 grandes étapes de la location d’un bien immobilier.

Le cadre des missions d’un gestionnaire locatif

Être gestionnaire locatif ne s’improvise pas. Cette profession est réglementée afin de sécuriser à la fois les bailleurs et les locataires, dont il est l’intermédiaire.

Obligations légales

Toute entreprise ou professionnel qui souhaite proposer de la gestion locative doit se conformer à la loi Hoguet du 2 juillet 1970 et doit détenir une carte professionnelle avec la mention « gestion immobilière ».

Afin de l’obtenir, le futur gestionnaire locatif se doit de présenter un dossier complet à sa Chambre de Commerce et d’Industrie afin de justifier de :

• Son aptitude professionnelle: il peut être titulaire d’un diplôme dans le domaine juridique, économique ou commercial ou bien justifier d’une expérience professionnelle dans un poste de gestion dans un cabinet ou agence titulaire de la carte professionnelle
• Son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : celle-ci peut se faire grâce à un extrait K-bis de moins d’un mois
• Sa moralité : le futur gestionnaire doit posséder un bulletin n°2 du casier judiciaire sans mention d’incapacité ou d’interdiction d’exercer
• D’une assurance professionnelle : celle-ci servira à dédommager ses clients ou tiers si sa responsabilité civile professionnelle est engagée
• D’une garantie financière : elle servira à assurer les fonds reçus pour compte de tiers, en l’occurrence les loyers et avances sur charges de la part des locataires revenant aux bailleurs. Celle-ci doit être au moins de 30.000 € durant les deux premiers exercices, puis au moins de 110.000 € ensuite.

Cette carte professionnelle est valable 3 ans. Afin d’être renouvelée, depuis la loi ALUR, le gestionnaire locatif a une obligation de formation continue dans son domaine d’activité et en rapport avec le domaine juridique, économique, commercial, technique ou bien ayant un rapport avec la construction, habitation, urbanisme et transition énergétique.

Cette formation doit être au moins de 14 heures par an ou bien de 42 heures sur les 3 dernières années, avec notamment 2 heures dédiées à la déontologie.

Tout manquement dans ces obligations légales pourra entraîner une responsabilité professionnelle du gestionnaire locatif.

Lieu où exercer ces missions

Le gestionnaire locatif a le choix pour le lieu où réaliser ses missions :

• Le plus souvent au sein d’agences immobilières
• Dans des cabinets d’administrateurs de biens
• Au sein de syndics de copropriété
• Dans des offices publics ou semi-publics

Compétences pour être gestionnaire locatif

Afin d’exercer au mieux son métier, le gestionnaire locatif doit présenter une double compétence :

• Technique, car l’immobilier est un domaine très pointu qui évolue très régulièrement avec les nombreuses lois régulièrement votées
• Commerciale, car il est en contact avec les bailleurs, les locataires ainsi que certains tiers, notamment des entrepreneurs pour les travaux.

Il doit ainsi présenter du savoir-faire mais aussi du savoir-être.

Les connaissances techniques d’un gestionnaire locatif

Pour accomplir ses missions, le gestionnaire locatif doit posséder de nombreux savoirs :

• De l’organisation, afin de travailler de façon méthodique et rigoureuse, nécessaire dans tout travail administratif et notamment relatif à la comptabilité
• Des connaissances en droit immobilier et en gestion
• Des coûts approximatifs du montant de certains travaux immobiliers
• Les process pour intervenir en cas de travaux dans les logements collectifs

Les qualités d’un gestionnaire locatif

Toutes ces connaissances doivent donc impérativement être au service des bailleurs et des locataires. Le gestionnaire locatif doit ainsi pouvoir :

• Avoir le sens du commerce et de la négociation
• Être à l’aise avec des inconnus
• Analyser les besoins annoncés et savoir les anticiper
• Argumenter et proposer des solutions, notamment en cas de demandes excessives de la part d’un locataire
• Être un bon médiateur, notamment dans le cas de conflit entre bailleur et locataire, tout en ne prenant pas parti pour l’un ou autre
• Être synthétique dans ses propositions et reformulation des besoins des différentes parties

Comment devenir gestionnaire locatif ?

Pour accéder au métier de gestionnaire locatif, plusieurs formations, allant du bac + 2 au bac +5, sont possibles :

• BTS Professions Immobilières ou DUT Carrières Juridiques
• Diplôme de niveau bac + 2 dans le domaine commercial ou de la gestion
• Licence professionnelle en immobilier
• Diplôme de niveau bac + 5 en droit immobilier

Les 3 grandes missions d’un gestionnaire locatif

Dans le cadre de sa mission de gestion locative, le gestionnaire peut être amené à gérer différents types de biens :

• Appartements
• Maisons
• Parkings
• Locaux commerciaux ou professionnels

Un gestionnaire locatif possède de nombreuses missions à réaliser. Celles-ci peuvent être découpées en 3 grandes périodes : avant la location, pendant la location et à la fin de la location. Attention, suivant les gestionnaires certaines missions peuvent être prises en charge et pas d’autres. Il faudra bien se référer au mandat de gestion qui indique tout.

Mettre le bien en location

La première mission d’un gestionnaire locatif est de proposer le bien immobilier à la location. Cette opération nécessite de nombreuses tâches secondaires.

Donner une indication de loyer à percevoir

Notamment dans le cas d’une première location, le bailleur n’est pas nécessairement au courant des loyers à appliquer. C’est là où intervient le conseil du gestionnaire qui connaît parfaitement le marché locatif.

C’est donc lui qui pourra indiquer une fourchette à appliquer en fonction de différents critères : superficie, caractéristiques du bien, présence d’un parking, situation géographique, meublé ou pas, prestations et performances énergétiques, mais également la législation.

Cependant, au final c’est le bailleur qui décidera du montant du loyer à appliquer.

Déterminer le loyer, comment s’y prendre ?

Faire réaliser tous les diagnostics prévus

Tout comme pour les ventes de bien, en location il est indispensable de réaliser un certain nombre de diagnostics. Le gestionnaire locatif devra donc veiller à leur bonne réalisation, afin de donner toutes les informations nécessaires et obligatoires aux futurs locataires.

Les diagnostics techniques immobiliers pour la location

Mettre le bien en publication

Il s’agit de la deuxième étape pour la mise en location : faire savoir que le bien immobilier est disponible.

Pour ce faire, le gestionnaire se charge de la rédaction des petites annonces. Celles-ci peuvent alors être diffusées sur différents supports : les journaux classiques, les petites annonces, les panneaux dans l’agence immobilière, les sites internet (comme Leboncoin, Seloger, Bien Ici …), les réseaux sociaux etc …

Réceptionner les demandes de visites et les demandes de renseignements

Avant de se déplacer, les futurs locataires veulent parfois connaître certains détails sur le bien disponible. Cela nécessite donc parfois de très nombreux échanges téléphoniques ou par mail.

S’occuper des visites

Maintenant que les futurs locataires sont connus, le gestionnaire peut alors faire visiter le bien, parfois en fonction d’horaires précis notamment si le bien est déjà en location.

Il s’agit donc de prendre rendez-vous, se déplacer pour réaliser la visite, répondre aux différentes questions mais aussi réaliser un rapport de compte-rendu de visites au bailleur. Ce compte-rendu est important, car il permet au bailleur d’avoir tous les retours reçus sur la visite du bien et les objections éventuellement reçues.

Choisir le futur locataire

Il s’agit d’une étape cruciale réalisée en fonction de nombreux critères, notamment celle de la solvabilité. Le gestionnaire contrôle alors les pièces reçues et la cohérence de toutes les données. Une vérification de l’éligibilité du dossier du futur locataire est également réalisée, si le bailleur opte pour la garantie loyers impayés.

Etude du dossier de location : comment s’y prendre ?

Établir le contrat de location

Il s’agit de la concrétisation des étapes précédentes. Le gestionnaire locatif se charge alors de la rédaction du bail, avec toutes les clauses obligatoires, ainsi que sa signature.

Les 8 erreurs les plus courantes lors d’une rédaction de bail

Réaliser un état des lieux

Incontournable lors de l’entrée dans la location, avec la remise des clés, l’état des lieux permet de formaliser précisément l’état des différentes pièces du bien en location ainsi que leur équipement. Le gestionnaire le réalise avec le tout nouveau locataire.

Souscrire différentes assurances et prise de garanties

Afin de garantir le paiement des loyers, le gestionnaire locatif peut être amené à souscrire différentes assurances pour le compte du bailleur. C’est notamment le cas de l’assurance loyers impayés.

Une autre de ses missions est également de s’occuper des actes de caution, souvent en même temps que la signature du bail.

Gérer le bien pendant la présence du locataire

La deuxième grande mission du gestionnaire locataire est celle à laquelle on pense le plus souvent : gérer le bien quand celui-ci est loué. Tout comme la précédente, elle est également divisée en de multiples sous-tâches.

Appeler les loyers

Suivant ce qui a été décidé avec le bailleur, le gestionnaire locatif procède à l’envoi de l’avis d’échéance en début ou fin de mois. Le paiement du loyer se fait donc à terme à échoir ou bien à terme échu.

Réceptionner les fonds du loyer

Le loyer peut être réglé le plus souvent par virement, par chèque ou bien par espèces. Il est possible aussi de mettre en place un prélèvement automatique. Il doit ainsi vérifier la bonne réception des fonds, mais aussi faire un état de rapprochement entre ce qui a été appelé et ce qui a été effectivement reçu.

Gérer le cas échéant des délais ou remises

En cas de difficultés passagères, le gestionnaire locatif peut être amené à négocier des délais de paiement ou une remise sur le loyer. C’est donc le côté commercial de la mission, qui ressort.

Procéder au versement du loyer et des charges

Avec les fonds perçus de la part du locataire, le gestionnaire locatif s’occupe alors de virer les fonds au bailleur en règlement du loyer, moins la quote-part de frais de gestion, puis à la copropriété en fonction des appels de fonds réalisés par cette dernière.

Réaliser la révision des loyers

En règle générale, chaque année les loyers sont révisés. C’est au gestionnaire locatif d’être rigoureux à la fois sur la date et le montant de la révision à mettre en place en fonction des indices publiés, l’IRL.

Indice IRL

Intenter une procédure judiciaire à l’égard du locataire en cas d’incident

L’aspect juridique fait également partie du poste de gestionnaire locatif. Il lui arrive donc en cas d’impayés du locataire de lancer une procédure de pré contentieux. Il lui est donc indispensable de bien connaître les différentes lois et jurisprudences en vigueur afin de recouvrir les fonds.

Faire réaliser des travaux et réparations

Pendant la durée du bail, le logement loué peut faire l’objet de réparations ou travaux. Le gestionnaire locatif est alors amené à se mettre en relation avec des entrepreneurs afin de solliciter des devis et faire réaliser les travaux ou réparations.

Il lui est donc indispensable de bien connaître les tarifs pratiqués dans le secteur du BTP et de disposer d’un bon relationnel afin de faire réaliser parfois dans l’urgence certains travaux.

Représenter le propriétaire à l’assemble générale de copropriété

Pour des raisons de commodité, notamment d’éloignement, le gestionnaire locatif peut représenter le bailleur lors des assemblées générales. Celui-ci lui transmet alors une délégation de son droit de vote afin d’agir en son nom.

Aider à la déclaration fiscale

C’est généralement à l’occasion de la fourniture du compte-rendu de gestion locative, que le gestionnaire facilite la déclaration fiscale du bailleur en ventilant les différentes sommes des postes à déclarer sur les revenus fonciers.

Contrôler l’assurance du logement réalisé par le locataire

Mission annuelle à réaliser, le gestionnaire locatif doit demander un certificat d’assurance en bonne et due forme aux locataires. Celui-ci prouvera ainsi que le logement est bien assuré contre tous les risques pouvant altérer le logement.

Renouveler le bail ou donner congé

Le bail étant valable pendant une durée déterminée, le bailleur peut alors vouloir renouveler celui-ci ou bien donner congés aux locataires. Le gestionnaire locataire sera alors amené à vérifier la légalité de la procédure et de la mettre en place.

De la même manière, si le locataire souhaite quitter son logement et le fait savoir, le gestionnaire locatif devra vérifier que toutes les conditions sont bien respectées, afin de préparer sa sortie.

S’occuper de la sortie du locataire

Si le gestionnaire intervient pour la recherche d’un locataire, il accompagne également le bailleur lors de la sortie du locataire, pour ensuite préparer le logement à une remise en location.

Réaliser un état des lieux de sortie

Si le gestionnaire fait un état des lieux à l’entrée du bail, il en est de même à la sortie du bail. Il s’agit d’une étape importante, autant pour le bailleur que le locataire, car il en dépendra le montant de la restitution du dépôt de garantie.

Etat des lieux de sortie

Récupérer les clés

Généralement cette opération se fait en même temps que l’état des lieux de sortie. Le gestionnaire récupère alors tous les jeux de clés qui ont été fournis lors de l’entrée dans le logement.

Procéder aux réparations locatives

En cas de dégradation du logement, ou bien tout simplement pour le rafraîchir afin de faciliter la future remise en location, le gestionnaire locatif lance, toujours avec l’aval du bailleur, des devis pour réaliser les travaux de réparation ou rafraîchissement.

Restituer le dépôt de garantie

Cette opération se réalise après un état comptable de la situation locative du bien, ainsi que les éventuelles réparations locatives. Le gestionnaire locatif sera alors à même de connaître la somme à restituer au locataire.

Relancer la procédure de recherche d’un nouveau locataire

Le dossier de location étant définitivement clôt, il est temps pour le gestionnaire de se remettre à la recherche d’un nouveau locataire. Généralement cette procédure de recherche se fait d’ailleurs dès la réception du congé du locataire afin d’éviter toute vacance locative. Cela nécessite donc une anticipation de la part du gestionnaire.

Dans le cadre d’un mandat locatif, les missions d’un gestionnaire locatif sont donc vraiment multiples. Elles peuvent revêtir différents aspects : comptables, financiers, juridiques etc … Il est donc indispensable pour un gestionnaire d’avoir un profil polyvalent, à l’écoute de toutes les nouveautés.

De plus, faisant office parfois de médiateur entre le bailleur et le locataire, il doit ainsi présenter de nombreuses qualités humaines.

Néanmoins, un gestionnaire n’est pas nécessairement amené à réaliser l’intégralité des missions énumérées ci-dessus. Celles-ci dépendent surtout de l’offre réalisée au sein de l’entreprise pour laquelle il travaille, mais surtout des missions pour lesquelles aura opté le bailleur. Elles seront alors toutes mentionnées dans le mandat de gestion qui sera signé entre les deux parties.