Les charges locatives à l’entrée et à la sortie des locataires

Les charges locatives et leur apurement sont une source de difficultés qui peuvent entrainer des conflits entre le propriétaire et le locataire. Comment calculer les provisions avant l’entrée d’un locataire, comment gérer les charges à la sortie du locataire ? Les réponses ci-dessous.

Provisions sur charges : que faire avant l’entrée du locataire ?

Pour que les relations propriétaire/locataire soient le plus sereines possible, le mieux est de calculer au plus juste la provision sur charges à rajouter au loyer.

En copropriété

Dans le cas d’une copropriété, il faut se munir du dernier décompte de charges récupérables ainsi que de la taxe foncière pour y reprendre la taxe d’ordures ménagères. La provision est simple à calculer : en cumulant les charges récupérables (indiquées sur le décompte) avec la taxe d’ordures ménagères, on obtient un résultat qui, divisé par 12, donne le montant de la provision sur charges. Ceci étant dit, il faut pondérer ce chiffre par plusieurs éléments :

• Parfois (immeubles neufs), on ne dispose d’aucun élément historique et il faut donc calculer à partir d’estimations en questionnant le syndic. S’agissant de chiffres prévisionnels, on peut être assez loin de la réalité : il vaut mieux en avertir le locataire.
• Si les chiffres dont on dispose sont trop anciens, il faut les réévaluer.
• il faut vérifier que l’année de référence sur laquelle on se base n’est pas exceptionnelle, à un titre ou à un autre.
• Il faut également vérifier les relevés de consommations individuelles pour s’assurer qu’elles sont représentatives d’un usage “normal”.

Ces vérifications sont importantes car elles permettent de réduire au maximum les incertitudes et donc d’avoir un apurement correspondant le plus possible à la réalité et qui se passe bien.

Pour une maison

Le plus souvent, il n’y a pas de provision puisque les charges récupérables se limitent à la taxe d’ordures ménagères. Il est néanmoins possible de prévoit une provision à cet effet ou, au moins d’avertir le futur locataire du montant qu’il devra payer

Comment apurer les charges locatives d’un locataire sortant ?

Par nature, le locataire s’en va en cours d’année. Il y a alors une période pendant laquelle il a payé des charges non apurées :

• D’une part les charges de la période annuelle en cours.
• D’autre part, éventuellement, les charges de l’année précédant son départ et non encore apurées.

Il y a donc des actions à mener pour clôturer définitivement son dossier.

En copropriété

La première chose à faire est d’estimer s’il y aura des éléments exceptionnels sur les périodes non apurées : en particulier, les relevés individuels des compteurs sont importants puisqu’ils peuvent varier de manière significative entre deux locataires ou deux années . S’il y a des raisons de penser qu’il y aura des suppléments de charges et que l’enjeu financier le mérite, le problème n’est pas le même que si les provisions sont ajustées avec la réalité prévisionnelle des charges. Quelles sont les possibilités ?

• Convenir avec le locataire sortant que, compte tenu de l’enjeu financier minime et incertain, en l’absence de savoir qui est gagnant ou perdant, les choses sont figées en l’état : un petit échange de mail suffit à fixer définitivement la situation et solder ainsi le dossier.
• Conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie dans l’attente des chiffres manquants pour effectuer les apurements. Cette solution présente un inconvénient majeur : pour un locataire partant par exemple au mois de février 2018, l’apurement des années 2017 et 2018 ne sera définitivement connu que dans les 6 premiers mois 2019… Il faut donc être à la fois très patient et constant dans sa démarche pour arriver au bout. De plus, si l’apurement est en défaveur du locataire, après plus d’un an, il y a fort peu de chance d’arriver à récupérer son dû…

Pour une maison

Le problème est plus simple pour une maison puisque seule la taxe d’ordures ménagère est concernée. En l’absence du chiffre de l’année du départ, il est quasiment exact de se baser sur l’avis de l’année précédente et de calculer la participation du locataire, prorata temporis, sur l’année de son départ