Gestion des loyers, une tâche trop fastidieuse sans gestionnaire ?

S’organiser seul dans la gestion de la location de son bien demande de connaître un minimum de règles, notamment sur la gestion des loyers.

Quels sont les pièces à éviter pour bien s’y prendre, ne pas se tromper, mais aussi ne pas y passer trop de temps ?

Quelles sont les solutions existantes pour déléguer, quand on se rend compte que finalement c’est compliqué ?

La Gestion en Ligne vous dit tout !

Gestion des loyers : les pièges à éviter pour le bailleur sans gestionnaire

La gestion des loyers fonctionne sur 4 piliers principaux :

• Gestion du paiement des loyers
• Gestion des provisions sur charges
• Révision annuelle des loyers
• Gestion des impayés

Le paiement des loyers

Une fois le loyer déterminé, le bail signé et le locataire entré dans les lieux, comment gérer les loyers efficacement ? Quelles sont les responsabilités impliquées pour le propriétaire ?

• L’appel de loyer : Ce document n’est pas obligatoire car le bail détermine les conditions financières de la location. Néanmoins, il est très utile car il permet de rappeler l’échéance au locataire. Pour être efficace, il doit reprendre l’éventuel solde antérieur impayé, ainsi que le loyer et la provision sur charges du mois à venir.
• La quittance de loyer : Elle doit obligatoirement être remise au locataire une fois effectué le paiement total de la somme due. Attention, la quittance est un reçu sur lequel le locataire peut s’appuyer pour justifier son paiement. Il ne faut doncjamais délivrer de quittance pour un mois qui ne serait que partiellement payé.

Les provisions sur charges

Comme le loyer, la provision sur charges doit être évaluée avec le maximum de précisions. En effet, si elle est excessive ou trop faible par rapport à la réalité des charges, l’apurement sera source de difficultés et de conflits.

• La provision des charges : Pour l’estimer correctement, il faut être en possession du dernier décompte de charges de copropriété, ainsi que de la taxe foncière. L’addition des charges récupérables et de la taxe d’ordures ménagères fournit les charges réelles. On les trouve respectivement sur le décompte des charges et l’avis de taxes foncières. C’est ce montant qui, divisé par 12, donne une approche réaliste de la provision sur charges à appliquer mensuellement.
• L’apurement des charges : Gérer les loyers implique qu’une fois par an, il faut rapprocher les provisions versées des documents définitifs. Vous pourrez calculer si votre locataire a trop, ou pas assez, payé de provisions par rapport à la réalité des charges de l’année. Plus la provision a été calculée avec justesse au départ, mieux se passera l’apurement. Si les charges ont augmenté par rapport aux appels de charges réalisés, il faut appeler un complément de charges lors du prochain appel de fonds. Si les charges ont diminué, il faut rembourser les charges lors du prochain appel de fonds.

La hausse du loyer

Afin d’optimiser la rentabilité de votre bien, il est important de se pencher sur la question de la révision du loyer. En effet, il vous est annuellement donné la possibilité de modifier le montant du loyer. Les conditions sont les suivantes :

• Intégrer la clause de révision dans le bail
• Réaliser annuellement cette révision, en fonction de la date anniversaire
• Utiliser l’indice adéquat, IRL pour les baux d’habitation

Si cette modification est contrôlée, elle peut sur le long terme représenter un montant non négligeable. Il est donc important de bien le prévoir dans le bail et d’y penser.

Outre le nouveau montant appliqué à sa location, le propriétaire bailleur possède plusieurs obligations afin d’effectuer sa révision :

• Date à laquelle le nouveau loyer s’applique ;
• Communication au locataire des modalités de la révision…

Les autres risques de la hausse des loyers sont souvent le manque d’information des locataires. C’est pour cela que l’aide d’un professionnel dans cette tâche, a priori simple, peut se révéler précieuse.

La gestion du retard ou d’impayé de loyer

La tâche la plus importante de la gestion des loyers est également la plus compliquée. Il faut en effet réussir à :

• Rappeler votre locataire à ses obligations
• Ne pas dépasser votre droit en tant que bailleur réclamant une somme impayée.

Cette situation est évidemment source de conflit. En tant que bailleur, vous devez alors tenir une approche diplomatique et calme, même si la situation est tendue.

Les démarches à réaliser en cas d’impayés

La relance est la première étape dans le cas d’un retard. Elle est efficace en cas de simple oubli de la part du locataire ou en cas de contretemps financier sans conséquence à long terme.

Par contre, elle devient vite insuffisante quand l’impayé persiste. La situation doit alors être traitée avec tact et sang-froid : vous avez rappelé votre locataire à ses obligations, mais aucune action de sa part n’a suivi. Comment faire valoir vos droits, tout en restant vous-même dans le cadre prévu par la loi ? :

• Pour un impayé d’un mois: vous pouvez faire parvenir une mise en demeure en recommandé avec accusé réception
• À deux mois d’impayé échu, le retard devient un contentieux, et vous pouvez alors mandater un huissier de justice afin qu’il délivre un commandement de payer.

Au-delà, les démarches (d’expulsion par exemple) deviennent particulièrement coûteuses, autant financièrement qu’en temps. C’est pourquoi nous préconisons une approche diplomate du conflit afin d’obtenir un accord avec le locataire et ainsi pouvoir rebondir au plus vite. Cet accord peut passer par un plan d’apurement ou un départ du logement afin de limiter la dette et pouvoir relouer au plus vite.

L’intervention d’un tiers pour la gestion des loyers impayés

Suivant les garanties prises au moment de la signature du bail, vous pouvez faire intervenir un tiers :

• Le garant : il est redevable du loyer exactement de la même manière que le locataire. Ainsi, toutes les relances effectuées peuvent être faites simultanément au locataire et à son garant. Il est donc primordial lors de la sélection du locataire de demander un garant même lorsque le candidat propose une bonne solvabilité, car une relance effectuée au garant met une pression supplémentaire sur le locataire. C’est pourquoi nous recommandons par ailleurs de n’accepter que les parents du locataire comme garants : si des amis peuvent prendre cette responsabilité à la légère, on voit mal des parents laisser leurs enfants dans une situation dangereuse financièrement, et on voit mal des enfants embarquer leurs parents dans cette même situation sans volonté d’en sortir.
• L’assurance loyers impayés : attention, si vous avez souscrit à une assurance loyers impayés, la compagnie d’assurance exige que les démarches de relance suivent un schéma bien précis. Si ces démarches ne sont pas respectées, vous encourez un risque de déchéance de garantie.

Quelles solutions pour déléguer la gestion des loyers ?

On l’a vu, gérer soi-même les loyers peut être chronophage, et peut éventuellement représenter un danger dans la gestion des impayés. Déléguer la gestion de cette tâche peut alors se révéler être une bonne solution :

• En agence immobilière : confier la gestion de votre bien à une agence présente l’avantage de déléguer toutes les tâches à un professionnel. Cependant, ce service a un coût élevé, et certains propriétaires qui cherchent uniquement à déléguer la gestion des loyers peuvent se sentir dépossédé de leur bien en devant déléguer également le reste des tâches (choix du locataire, suivi de l’entretien du bien, etc.).
• En gestion semi-déléguée: chez La Gestion En Ligne, nous vous proposons un système de fonctionnement innovant, qui permet à la fois de gagner du temps et d’économiser les trois quarts des frais demandés par un administrateur de biens traditionnel en nous confiant la gestion des loyers, avec ou sans assurance loyers impayés.

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