L’état des lieux meublé : fonctionnement et spécificité

Longtemps optionnel, l’état des lieux d’un meublé est désormais obligatoire dans les annexes du contrat de location, comme pour la location nue. En tant que bailleur, vous devez donc vous y soumettre en respectant quelques règles pour son établissement.

Mais si cet état des lieux est désormais obligatoire, savez-vous pourquoi cela peut être important pour vous ?

La Gestion En Ligne vous explique tout :

• Ce qu’il comprend
• Les 3 règles à bien respecter
• Comment le réaliser
• Ce qu’il se passe quand il y a des réparations

L’état des lieux d’un meublé : rappel et spécificité

Rappel de la définition d’un état des lieux

Un état des lieux est un document officiel qui décrit l’état d’un logement ou d’un local, et parfois de ses équipements à un moment donné, généralement lors de l’entrée et de la sortie d’un locataire.

Que comprend l’état des lieux d’un meublé ?

Pour un logement meublé, un état des lieux comprend 2 parties :

• L’état des lieux classique, comme pour un logement vide
• L’inventaire du mobilier, qui tient donc compte de la nature du bien loué.

De plus, depuis la loi Alur, vous pouvez accompagner cet état des lieux d’une grille de vétusté pour chacun des équipements. Vous pouvez, ainsi que votre locataire, avoir la même échelle de valeur de l’état d’usure.

L’état des lieux classique

La première partie de l’état des lieux d’un meublé est l’état des lieux classique, qui concerne tout ce qui correspond à l’état général du logement et des différentes pièces, pour tout ce qui concerne le sol, les murs et le plafond.

L’inventaire du mobilier

La spécificité du meublé, c’est qu’il est entièrement équipé de meubles, d’électroménager mais également de petit matériel. Pour rappel, il existe toute une liste de mobilier obligatoire à fournir dans un logement meublé.

Vous devez indiquer dans l’inventaire tout le mobilier, électroménager et petit matériel fourni. Si ce n’est pas le cas, en cas de disparition ou d’endommagement, ce bien sera réputé ne pas avoir été présent dans le logement. Vous devez donc être vigilant lors de l’établissement de l’état des lieux d’entrée !

Une location meublée doit ainsi inclure différents équipements. L’idéal est de tous les faire figurer sur l’état des lieux :

• Literie équipée d’une couverture ou d’une couette
• Une table et des chaises
• Des étagères ou placards de rangement
• Un système permettant d’occulter la lumière dans les chambres (rideaux, stores, volets)
• Des luminaires
• Du matériel d’entretien adapté

La cuisine doit elle aussi répondre à des codes précis :

• Système de cuisson (plaques de cuisson et four et/ou four à micro-ondes)
• Réfrigérateur avec compartiment de congélation ou congélateur séparé
• Vaisselle
• Ustensiles de cuisine

Pourquoi faire un état des lieux ?

Il existe deux raisons principales. La première est tout simplement parce qu’il s’agit d’une obligation légale, et la seconde est qu’il protège les parties en présence.

Elément obligatoire du bail

Depuis la Loi Alur parue au Journal officiel le 26 mars 2014, l’état des lieux d’un meublé est obligatoire, alors qu’avant il était optionnel. Vous ne pouvez donc pas y déroger. Contrairement à avant, vous ne pouvez plus vous passer d’état des lieux sous prétexte de présomption de bon état. La loi prévoit aussi que vous êtes autorisé, en tant que bailleur, à demander à votre locataire un dépôt de garantie de deux mois de loyer hors charge au maximum (contre un mois pour un logement nu).

La loi Alur prévoit également que vous devez tenir compte de la vétusté, ce qui protège votre locataire de dépenses au prix du neuf en cas d’endommagement d’un équipement, qui aurait déjà plusieurs années d’usure.

Eviter les litiges en fin de bail

Ce qui avant son caractère obligatoire motivait les bailleurs à réaliser un état des lieux dans un logement meublé, c’était tout simplement pour prouver la présence et l’état du mobilier fourni dans le logement.

En effet, un logement meublé insuffisamment meublé pouvant être requalifié de logement vide, les conditions de départ du locataire sont différentes de celles d’un logement vide.

Ensuite, en cas de disparition de mobilier ou dégradation dans le logement, l’état des lieux de sortie, grâce à la confrontation avec l’état des lieux d’entrée, prouvera ou pas le désaccord entre les parties. Vous devez donc vraiment prêter attention à l’établissement de l’état des lieux, car la garantie est activée dans ce cas.

Les 3 règles de l’état des lieux en location meublée

L’établissement d’un état des lieux meublé doit répondre à trois critères impératifs :

• Être gratuit
• Devoir contenir certains éléments
• Être contradictoire

L’état des lieux doit être gratuit

Si vous réalisez cet état des lieux d’entrée sous seing privé, c’est-à-dire directement entre vous et votre locataire, vous ne pourrez pas facturer quelconque frais à votre locataire pour l’établissement de cet état des lieux.

Si vous faites réaliser cet état des lieux d’entrée par un professionnel, dans ce cas les frais seront divisés entre vous et votre locataire dans la limite des dispositions légales (cf. notre article sur les honoraires de location).

Concernant l’état des lieux de sortie, il doit être gratuit pour votre locataire si vous êtes tous les deux d’accord. En cas de gestion locative, des frais peuvent être pris et uniquement imputables au bailleur. En cas de litige sur l’état des lieux de sortie, avec ainsi l’intervention d’un huissier, les frais de ce dernier seront répartis entre chacun à hauteur de 50%.

L’état des lieux doit être précis

L’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie doivent comporter les mêmes éléments, qui sont au nombre de huit :

• Le titre du document
• Sa date
• La localisation géographique du logement
• Les parties en présence
• Les relevés des compteurs individuels pour l’énergie et l’eau
• Les clés et systèmes pour accéder au logement et dépendances
• La description des pièces et équipements
• Les signatures

En plus, l’état des lieux de sortie d’un logement meublé doit mentionner :

• La nouvelle adresse du locataire
• La date de l’état des lieux d’entrée
• La date de l’état des lieux de sortie
• La différence entre l’état d’entrée et l’état de sortie

Attention : si un ou plusieurs des éléments obligatoires ne figurent pas sur l’état des lieux d’un meublé, la valeur juridique du document peut être nulle. Il vaut donc la peine de prendre un peu de temps pour le compléter minutieusement.

L’état des lieux doit être contradictoire

Il doit ainsi être signé par les parties en présence, à savoir vous et votre locataire. Si votre bien est en gestion locative, c’est votre mandataire qui signera à votre place, car il vous représente.

Comment faire un état des lieux pour un logement meublé ?

Partons dans le vif du sujet pour la réalisation de cette annexe vraiment importante lors de la rédaction d’un contrat de location meublée.

Qui peut réaliser ce document ?

En général, il y a 2 parties en présence :

• Vous, en tant que propriétaire, ou votre mandataire comme une agence de location
• Le locataire

Vous le faites ensemble et vous signez le document.

En cas de désaccord, ou d’absence d’une des parties, vous pouvez recourir à un commissaire de justice pour le réaliser. Ses frais seront alors partagés entre bailleur et locataire.

Si par contre, une des parties est d’accord pour un établissement à l’amiable de l’état des lieux du meublé et pas l’autre, les frais de l’état des lieux incomberont alors à ce dernier.

Dans tous les cas, le coût total est directement lié à la surface du logement. Il comprend les frais d’acte, la TVA, la taxe fiscale, les lettres de convocation et les frais de déplacement. Ce prix est forfaitaire et régi par le code de commerce. Il coûte en moyenne entre 160 € et 260 €, selon la surface du logement, mais est régulièrement réévalué.

A quel moment faire un état des lieux meublé ?

Location meublée classique ou saisonnière, est-ce le même fonctionnement ?

Pour une location meublée classique

La gestion des états des lieux dans une location meublée classique se fait de la même manière d’un logement vide à savoir :

• Etat des lieux d’entrée: il se fait à la remise des clés
• Etat des lieux de sortie: il se fait le jour où le locataire quitte le logement

Le bail étant conclu généralement pour une durée de 1 an, ou un peu plus courte si logement étudiant, ou encore si bien loué en bail mobilité, les contraintes des états des lieux ne sont pas à renouveler régulièrement.

Pour une location saisonnière meublée

La location saisonnière meublée est en effet soumise aux mêmes règles que la location meublée en tant que résidence principale. L’état des lieux d’entrée ou de sortie est obligatoire, aussi nous vous recommandons vivement de ne pas la négliger afin d’éviter tout litige.

En cas d’absence de cet état des lieux, votre locataire est réputé avoir rendu en bon état le logement.

Sa gestion étant alors plus contraignante car les baux saisonniers étant de courte durée, vous devez renouveler les états des lieux bien plus régulièrement. C’est d’ailleurs pour cela que de nombreuses agences de conciergerie se sont mises en place pour gérer les états des lieux et les remises de clés.

Quelle est la procédure à suivre pour réaliser un état des lieux dans un meublé ?

Vous devez réaliser quasiment les mêmes étapes que pour un logement vide :

• Vérifier l’état des pièces
• Faire l’inventaire des meubles présents dans le logement
• Inspecter les annexes ‘parking, cave, garage …)
• Relever les détails

En tout cas, vous devez toujours vous aider de la grille de vétusté, ce qui vous permet alors d’avoir un guide précis.

Peut-on ajouter des photos à un état des lieux de logement meublé ?

Vous pouvez tout à fait ajouter des photos à un état des lieux pour mieux vous rendre compte de l’évolution de l’état du logement

Autre nouveauté de la loi Alur, l’état des lieux d’un meublé peut, en plus des descriptions écrites, contenir des photos. Pour qu’elles aient une valeur juridique, il est néanmoins important qu’elles fassent partie de l’état des lieux signé par les différentes parties, et ne soient pas simplement stockées sur le téléphone ou l’ordinateur de l’une ou de l’autre. Elles peuvent par exemple être imprimées pour un état des lieux papier daté et signé. Il existe également des applications permettant de réaliser un état des lieux numérique, avec ou sans photos.

Si vous décidez d’ajouter des photos, il est conseillé de prendre à la fois des images d’ensemble (mur, plafond ou partie de pièce par exemple), mais également des détails, surtout si un élément est flambant neuf ou au contraire déjà un peu endommagé (papier peint, jointures, mobilier, etc.). Au moment de l’état des lieux de sortie, la comparaison directe entre la photo de départ et l’état du moment encouragera un jugement visuel et objectif.

Tant que vous êtes à la prise de photos, profitez-en également pour prendre une photo de l’ensemble des clés et éventuelles télécommandes, sur un même cliché. Il est enfin recommandé de prendre en photo les différents compteurs (eau, électricité et gaz).

Est-il possible de modifier un état des lieux meublé ?

L’état des lieux d’entrée

Seul l’état des lieux d’entrée d’un meublé peut être modifié, sous conditions :

• Dans les 10 jours à compter de la signature, si les locataires remarquent quelque chose qui n’a pas été mis en lumière lors de l’état des lieux d’entrée originel ou tout simplement en cas d’oubli.
• Dans le mois suivant le début de la période de chauffe, principalement si un mauvais fonctionnement des appareils de chauffage est avérée.

L’état des lieux de sortie

Un état des lieux de sortie, qu’il s’agisse d’un meublé ou d’un logement nu, ne peut plus être modifié. Le locataire n’a en effet plus les clés et le propriétaire ou de nouveaux locataires pourraient endommager certains équipements en son absence. Une fois établi et accepté par les deux parties, il n’est donc plus modifiable.

Cet aspect souligne une nouvelle fois l’importance de réaliser minutieusement l’état des lieux de sortie d’un meublé. C’est vrai pour les deux parties, mais encore davantage pour le propriétaire. S’il s’aperçoit trop tard de l’absence d’un équipement ou de son mauvais fonctionnement, il devra prouver la responsabilité du locataire, ce qui n’est pas toujours facile si ce dernier refuse de reconnaître sa responsabilité.

Qui paie les réparations dans une location meublée ?

Les obligations du locataire

De manière générale, le locataire n’est responsable que de l’entretien courant (nettoyage régulier, changement de joints, graissage) et des menues réparations (changement de bouton ou remplacement d’une vis, par exemple) du matériel et de l’équipement.

Attention cependant, si la panne est liée à un mauvais traitement ou à une mauvaise utilisation de la part du locataire, c’est à lui de payer les réparations nécessaires à cause de sa négligence. Par ailleurs, tout équipement manquant ou non-fonctionnel au moment de l’état des lieux de sortie doit également être remplacé ou réparé aux frais du locataire s’il est responsable de son endommagement.

Les obligations du bailleur

En tant que propriétaire, vous restez responsable du dépannage des équipements électroménagers, pour autant qu’ils fassent partie de la location. Ainsi, le dépannage d’un réfrigérateur listé sur l’état des lieux d’entrée d’un meublé est à votre charge.

En conclusion, l’état des lieux est une étape essentielle dans toute location. Réalisé à l’entrée et à la sortie du logement, il permet de constater l’état réel du bien et de protéger à la fois le locataire et le propriétaire. Ce document, en garantissant la transparence et l’équité, évite les litiges et assure une relation de confiance entre les deux parties.