Comment fonctionne le bail numérique ?

Tout comme le bail mobilité, c’est la loi ELAN (Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) qui a donné naissance au bail numérique le 24 novembre 2018. Son utilisation devait être obligatoire à compter du 24 avril 2020, mais la crise sanitaire en a décidé autrement.

Cependant il est possible de l’utiliser dès à présent, et voici les 4 points à retenir sur le fonctionnement du bail numérique :

1 Contenu identique au bail classique papier

Qu’il soit en version papier, ou en version dématérialisée, le contrat de bail doit contenir exactement les mêmes informations. Il n’y a donc que le support qui diffère.

Pour les annexes, la dématérialisation est également prévue avec un envoi des documents légaux par voie digitale de son choix (mail, messagerie instantanée…).

2 Signature électronique

Tout comme pour les actes notariés pendant la crise sanitaire, la signature électronique fait l’objet d’une vraie sécurisation avec l’intervention d’acteurs reconnus sur le marché. Il s’agit donc d’une opération totalement sécurisée.

Il s’agit de plus d’un vrai gain de temps car toutes les parties peuvent signer chacune leur tour, sans être nécessairement présentes au même endroit. La possibilité d’utiliser la signature électronique au lieu de la signature manuscrite a été autorisée autant pour les personnes physiques que pour les personnes morales.

La signature électronique était en effet un point sensible, car autant les propriétaires, que les futurs locataires ou bien les cautions peuvent ne pas habiter dans la même ville, ce qui rendait difficiles certaines opérations.

3 Transmission par mail

Complété et signé, le bail numérique est alors envoyé par mail à chacun des signataires.

Encore une fois cette nouveauté amène un gain de temps. En effet, car avec autant d’exemplaires du bail que de parties en présence et des dizaines de pages en annexes, la réalisation d’exemplaires papier d’un bail est chronophage.

De plus la transmission par mail est plus écologique grâce à la transmission par mail.

4 Archivage facilité

Après réception, il ne reste alors plus qu’à stocker votre bail numérique sur votre ordinateur, clé USB ou coffre-fort numérique.

En cas de perte, après une mauvaise manipulation sur votre ordinateur ou bien une perte de celui-ci, il est alors facile d’obtenir une nouvelle version.

Outre une gestion simplifiée pour propriétaires et locataires, le bail numérique est un vrai enjeu pour l’Etat, car les informations contenues devront être transmises à l’ANIL (Agence Nationale d’Information Logement), ce qui lui permettra d’avoir des données précises et à jour sur l’état du parc locatif privé.

Mais n’oubliez pas, un bail ne se rédige pas à la légère, un oubli ou une erreur dans son contenu et les conséquences peuvent vite devenir importantes !