Charges locatives, définition et fonctionnement
Pour comprendre ce qu’on entend par charges locatives et leur fonctionnement, La Gestion En Ligne est à vos côtés.
Sommaire
Que sont les charges locatives ?
Quand on rédige une annonce de location, on indique certes le montant du loyer, mais aussi le montant des charges que devra s’acquitter le locataire.
Mais savez-vous vraiment ce que sont les charges locatives, et surtout quelles charges sont à prendre en compte ?
Définition
Sont considérées comme charges locatives, les dépenses initialement payées par le propriétaire, mais dues par le locataire. On les appelle aussi charges récupérables.
Il existe deux types de charges locatives :
- Les provisions sur charges, quand le paiement se fait en avance mensuellement avec une régularisation annuelle
- Les provisions forfaitaires, quand les charges sont évaluées de manière forfaitaire sans aucune régularisation ensuite
Dans les deux cas, ces charges sont dues par le locataire, au même titre que le loyer.
Liste des charges locatives récupérables
C’est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui liste de manière exhaustive toutes les charges récupérables. Vous ne pouvez donc pas demander à votre locataire le paiement de celles qui n’y figurent pas.
Il existe trois types de charges locatives, ce sont les dépenses :
- Liées au logement
- Correspondant aux parties communes
- Pour d’autres types de charges
Les charges relatives au logement
Ascenseurs et monte-charge
Vous pourrez refacturer à votre locataire certaines dépenses concernant l’ascenseur : l’électricité, les frais liés à son exploitation, le nécessaire pour son petit entretien (matériels et produits), mais aussi les petites réparations de la cabine.
Par contre, le contrôle technique tous les 5 ans n’est pas considéré comme une charge récupérable.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
Tout ce qui est relatif à la consommation d’eau, qu’elle soit individuelle ou bien relative aux parties communes est récupérable auprès de votre locataire. Les produits pour le traitement de l’eau le sont également.
Pour la partie chauffage, vous pourrez récupérer la fourniture d’énergie pour le réaliser, le matériel d’exploitation des compteurs, mais aussi les petites réparations comme les fuites sur joints.
Installations individuelles
Si votre installation est individuelle, votre locataire devra alors prendre en charge le chauffage et la production d’eau chaude, mais aussi ce qui concerne la distribution d’eau dans ses parties privatives (dépannage, réglage de débit et température, contrôle des raccordements)
Les charges relatives aux parties communes
Employé d’immeuble et gardien/concierge
Les charges relatives à la personne qui s’occupe de la copropriété ne sont pas prises en charge de la même manière qu’il s’agisse d’un salarié, employé d’immeuble non logé sur place ou bien d’un gardien ou concierge habitant sur place.
Employé d’immeuble
Vous pourrez récupérer auprès de votre locataire l’intégralité du salaire et des charges sociales et fiscales.
Par contre, vous ne pourrez pas récupérer tout ce qui est : salaire en nature, intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, indemnités et primes de départ à la retraite, indemnités de licenciement, cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise …
Gardien ou concierge (ayant un logement de fonction)
Le taux de récupération du salaire et charges sociales et fiscales sur un gardien dépend de ses missions :
- 75 %, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles
- 40 %, s’il n’assure que l’une ou l’autre de ces 2 tâches
Par contre, tout comme un employé d’immeuble, toutes ses dépenses ne sont pas récupérables : salaire en nature, intéressement et participation aux bénéfices de l’entreprise, indemnités et primes de départ à la retraite, indemnités de licenciement, cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, participation de l’employeur au comité d’entreprise, participation de l’employeur à l’effort de construction et cotisation à la médecine du travail.
Parties communes intérieures
Votre locataire aura en charges locatives tout ce qui concerne les consommables et l’entretien des parties communes :
- Électricité
- Fourniture de produits d’entretien, de désinsectisation et désinfection
- Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
- Réparation des appareils d’entretien de propreté
Espaces extérieurs
Ces charges récupérables concernent les dépenses pour l’entretien et l’exploitation des espaces suivants :
- Voies de circulation
- Aires de stationnement
- Abords des espaces verts
- Équipements de jeux pour enfants
Les autres types de charges
Vous pourrez également récupérer auprès de votre locataire, d’autres charges qui vous sont directement facturées et pas de la part de la copropriété. Il s’agit notamment des taxes ou redevances d’enlèvement des ordures ménagères, des taxes de balayage ou de la redevance assainissement.
Fonctionnement des charges locatives
Maintenant que vous connaissez le type de charges récupérables auprès de votre locataire, découvrez l’aspect technique de cette récupération de charges.
Il existe deux types de récupération des charges :
- La provision avec la régularisation annuelle
- Le forfait de charges
Le paiement par provisions avec régularisation annuelle
Dans ce cas, les charges locatives sont payées en deux temps :
- Une provision pour charges payées mensuellement en même temps que le loyer. Le montant est alors calculé en fonction des précédentes charges ou bien du budget prévisionnel de la copropriété, et il doit être identique chaque mois.
- Une régularisation annuelle, quand les charges effectivement payées sont comptabilisées. Vous devrez alors comparer le total des provisions demandées à votre locataire et les dépenses réalisées pendant l’année. La différence sera alors reversée ou demandée à votre locataire. Vous devrez alors pouvoir être en mesure de donner justificatifs et informations pour cette régularisation
L’avantage de cette méthode de calcul est qu’elle est la plus équitable possible, car calculée sur les véritables dépenses.
L’inconvénient est que c’est une procédure un peu complexe, qui doit être bien estimée car elle peut être source de nombreux conflits entre bailleur et locataire. Une mauvaise estimation des charges peut également entraîner des difficultés de paiement chez le locataire. Dans tous les cas, le recours à un conciliateur de justice pourra vous aider à trouver une solution.
Le paiement des charges locatives au forfait
Si le paiement avec les avances vous effraie, vous pourrez opter pour le paiement au forfait, très utilisé en location meublée.
Cette méthode fonctionne sur l’estimation d’une somme pour les charges à verser, sans aucune régularisation. Il s’agit souvent d’une somme décidée en fonction des charges payées par l’ancien locataire.
L’avantage est que c’est incontestablement plus simple à mettre en œuvre que pour la provision sur charges.
L’inconvénient est qu’en cas de mauvaise estimation du montant des charges, tant du côté locataire que bailleur, il n’y a donc pas de recours.
Vous avez oublié de demander les charges locatives à votre locataire ?
Si tel est le cas, vous bénéficiez d’un délai de 3 ans pour solliciter une régularisation des charges locatives dues, ce qui est également le cas pour les loyers impayés.
A l’inverse, en cas de trop-payé, votre locataire bénéficie également de ce délai pour réclamer la somme due.
Les charges locatives sont véritablement un point sensible quand on est bailleur. Les sommes en jeu ne sont clairement pas négligeables, aussi il est indispensable de se faire bien accompagner dans cette partie de la gestion locative.