Les charges locatives en meublé vs vide

En gestion locative, la gestion des charges concerne une partie importante du travail à réaliser. Mais gérer des charges locatives pour un logement meublé implique de s’adapter à la spécificité de ce logement. Cette distinction impacte non seulement la gestion quotidienne mais aussi la rentabilité de votre investissement immobilier.

Aussi, l’équipe de La Gestion en Ligne vous explique tout :

• Ce qu’elles comprennent
• Comment les récupérer auprès de votre locataire
• Vos obligations en tant que bailleur
• Nos conseils pratiques pour une bonne gestion des charges locatives pour votre logement meublé

En effet, comprendre les mécanismes des charges locatives en meublé va vous permettre d’éviter les mauvaises surprises si vous gérez seul votre bien.

Que sont les charges locatives pour un meublé ?

Les charges locatives, également appelée charges récupérables, sont des dépenses supportées par le bailleur. Cependant ce dernier peut en imputer au locataire, en raison de l’usage qu’il fait du logement.

C’est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui les définit. Les charges locatives récupérables peuvent inclure des frais tels que :

• L’entretien des parties communes telles que l’ascenseur, le hall d’entrée, les escaliers etc.. ;
• La fourniture d’eau froide et chaude ;
• Le chauffage collectif ;
• La taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
• Les frais d’employé d’immeuble et de gardien/concierge ayant un logement de fonction, mais à des taux de récupération différents (cf. notre article dédié aux charges locatives)

Il est important de noter que toutes les charges ne sont pas récupérables. Par exemple, les travaux de rénovation ou les charges liées à la vétusté sont alors à la charge du bailleur .

Récupération des charges : location vide vs meublée

Logement meublé ou bien logement vide, la législation diffère entre les 2 types de location. Alors charges réelles ou au forfait ?

Location vide

En location vide, en tant que bailleur, vous êtes tenu de récupérer les charges locatives sur la base des dépenses réelles.

Cela signifie concrètement que la récupération des charges locatives se fait en 2 étapes :

1️⃣  Votre locataire verse des provisions mensuelles. Vous les aurez calculées en fonction des dépenses réelles des années précédentes, peut-être corrigées de nouveaux éléments entrant en compte (nouvelles dépenses, augmentation des frais etc …). Veillez à ne pas sous-estimer les charges, pour donner l’impression d’un bien peu cher, car la régularisation peut être source de conflits.

2️⃣ Vous calculez la régularisation des charges annuellement en fonction des dépenses réelles. Pour obtenir ces chiffres, dans le cas d’une copropriété, vous devez attendre l’assemblée générale d’approbation des comptes. Si le bien n’est pas en copropriété, vous devez alors attendre l’édition de vos taxes foncières, avec la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Cette méthode de provisions et régularisation nécessite une gestion rigoureuse et une communication transparente avec votre locataire.

Bon à savoir : en location vide, le seul cas où il est possible de recourir aux charges forfaitaires est celui de la colocation.

Location meublée

En location meublée, vous disposez de 2 options pour la récupération des charges locatives :

• Les charges au réel, avec donc la provision sur charges et régularisation annuelle, comme évoqué juste avant
• Le forfait de charges

Ainsi vous pouvez décider d’appliquer à votre locataire des charges forfaitaires mensuelles. Pour cela, le montant ne peut pas être décidé au hasard. En effet, il doit respecter ces 2 points :

• Être calculé de manière raisonnable, eu égard aux charges que vous avez
• Ne pas être disproportionné, par rapport au forfait de l’ancien locataire

Cette option présente de vrais avantages, comme une prévisibilité pour votre locataire et une gestion simplifiée pour le bailleur, car vous n’avez pas à multiplier les calculs au départ, puis les régularisations de charges.

Cependant, elle comporte des inconvénients comme le risque que les charges réelles dépassent le forfait, auquel cas vous devrez assumer la différence. De plus, une fois le forfait déterminé, il ne peut donner lieu à aucune régularisation ultérieure, tant à la hausse, qu’à la baisse. Vous devez donc veiller à faire une estimation la plus juste possible dès la signature du bail.

Bon à savoir : les spécificités du bail mobilité. Ce bail est destiné aux locataires en situation temporaire (étudiants, stagiaires, etc.) et impose l’application d’un forfait de charges. Cependant, il ne permet pas de demander un dépôt de garantie, ce qui peut compliquer la régularisation des charges en cas de départ du locataire sans préavis.

Obligations du bailleur en matière de charges locatives

Le bailleur a des obligations précises concernant les charges locatives, en location meublée, comme en location vide :

• Régulariser annuellement les charges
• Pouvoir justifier les charges demandées
• Conserver les documents justificatifs

Régularisation annuelle des charges locatives du meublé

Chaque année, vous devez réaliser une régularisation des charges.

Si vous oubliez de régulariser les charges locatives de votre meublé, votre locataire peut vous demander un étalement de la dette sur 12 mois, s’il en fait la demande avant la fin de l’année civile suivant l’année de régularisation.

Justificatifs à fournir

Un mois avant la régularisation annuelle, vous devez fournir à votre locataire :

• Un décompte des charges détaillant chaque poste de dépenses (électricité, eau chaude …)
• Le mode de répartition entre les occupants, dans le cas d’une copropriété

Conservation des pièces justificatives

Vous devez conserver ces pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, etc.) pendant 6 mois après l’envoi du décompte des charges.

Ensuite, vous devez les mettre à sa disposition, si ce dernier en fait la demande.

5 conseils pratiques aux bailleurs pour les charges locatives en meublé

Pour gérer aux mieux les charges locatives de votre meublé, voici les principes à respecter :

1. Choisir le mode de récupération des charges adapté : En fonction de la durée du bail et du type de locataire, optez pour la méthode la plus appropriée (provision avec régularisation ou forfait). Veillez à bien calculer en amont les montants, à faire les bonnes estimations et aussi votre appétence, ou pas, à l’aspect administratif et comptable.
2. Être transparent avec le locataire : Informez clairement le locataire des charges récupérables et de leur mode de calcul dès la signature du bail. Il saura ainsi clairement à quoi s’attendre.
3. Assurer une gestion rigoureuse : Tenez un registre précis de toutes les dépenses liées aux charges locatives pour faciliter la régularisation annuelle. Veillez également à être présent aux assemblées générales de copropriété le cas échéant, afin de bien comprendre toutes les dépenses engagées, mais aussi celles à venir, qui pourraient incomber à votre locataire.
4. Communiquer efficacement : Envoyez le décompte des charges dans les délais impartis et assurez-vous que le locataire comprend bien les informations fournies.
5. Réviser annuellement les provisions ou le forfait : Ajustez les montants en fonction des dépenses réelles et des prévisions pour éviter les déséquilibres financiers. Pour les charges forfaitaires, vous ne pourrez changer ce forfait, que si vous signez un nouveau bail !

Les conseils de La Gestion En Ligne sur les charges locatives en meublé

La gestion des charges locatives diffère sensiblement entre la location vide et la location meublée. En tant que bailleur, il est essentiel de comprendre ces différences pour optimiser la rentabilité de votre investissement et maintenir une relation harmonieuse avec vos locataires. En choisissant le mode de récupération des charges le plus adapté à votre situation et en respectant vos obligations légales, vous contribuez à une gestion locative efficace et sereine, pour vous, mais aussi pour la relation avec votre locataire.

Vous souhaitez déléguer la gestion locative de votre bien vide, meublé ou professionnel ? Contactez-nous !