Charges à payer par votre locataire

Les charges à payer par votre locataire sont aussi appelées charges locatives ou encore charges récupérables. Elles correspondent à des frais dus par votre locataire, mais que vous avez avancés. C’est pourquoi vous les récupérez par la suite.

Mais connaissez-vous précisément le fonctionnement des charges que vous pouvez récupérer auprès de votre locataire ? La Gestion En Ligne vous détaille tout selon le type de bail que vous avez signé.

Pourquoi y a-t-il des charges à payer par le locataire ?

L’utilisation d’un logement entraine des dépenses, liées à l’utilisation même du logement mais aussi de l’immeuble où se trouve le logement.

La législation veut qu’il y ait une répartition de ces charges :

• Au locataire, les dépenses d’entretien et de petites réparations
• Au bailleur, les grosses réparations

C’est ainsi qu’il existe deux types de charges locatives :

• Les charges récupérables, qui correspondent aux charges dues par le locataire mais avancées par le propriétaire
• Les charges non récupérables, qui restent à la charge du propriétaire

Quelles sont les charges pour votre locataire ?

C’est le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui liste de manière exhaustive les charges récupérables auprès de votre locataire.

Cela prévaut autant pour les locations vides, que les locations meublées.

Si des charges ne figurent pas dans la liste, elles ne peuvent alors pas être récupérées auprès du locataire.

Les charges de gardiennage

La récupérabilité de ces charges auprès de votre locataire dépend de la nature du gardiennage, logé sur place ou non.

Employé d’immeuble non logé sur place

Dans ce cas, vous pouvez récupérer en totalité après de votre locataire :

• Son salaire
• Ses charges sociales et fiscales

Par contre, les autres dépenses ne seront pas récupérables :

• Salaire en nature
• Intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise
• Indemnités et primes de départ à la retraite
• Indemnités de licenciement
• Cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise
• Participation de l’employeur au comité d’entreprise
• Participation de l’employeur à l’effort de construction
• Cotisation à la médecine du travail

Gardien ou concierge, ayant un logement de fonction

Son salaire, ainsi que les charges sociales et fiscales sont également récupérables, mais selon un pourcentage différent en fonction de ses tâches à réaliser :

• 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles
• 40 % de leur montant, s’il n’assure qu’une des deux tâches

Cependant, tout comme l’employé d’immeuble non logé sur place, ses autres dépenses ne sont pas récupérables.

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses de fonctionnement et de petit entretien de l’ascenseur font parties des charges du locataire. Il s’agit notamment de :

• Électricité
• Exploitation de l’appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
• Fourniture de produits ou petit matériel d’entretien
• Petites réparations de la cabine, des paliers et des fusibles

Bon à savoir : Le contrôle technique, qui est à réaliser tous les 5 ans, n’est pas une charge récupérable par le propriétaire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

L’essentiel des dépenses d’eau fait parti des charges du locataire, à savoir :

• Eau froide et chaude du logement
• Eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration
• Eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs
• Produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau
• Fourniture d’énergie
• Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l’entretien des épurateurs de fumée
• Réparation des fuites sur joints
• Distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d’eau)

Parties communes intérieures, dans les charges du locataire

Les dépenses relatives à l’utilisation et petit entretien des parties communes de la copropriété font également partie des charges dues par le locataire. Il s’agit des éléments suivants :

• Électricité
• Fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
• Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
• Réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur
• Frais de personnel d’entretien

Parties communes extérieures, dans les charges du locataire

Comme l’intérieur, l’extérieur de la copropriété engendre des frais d’entretien et réparations récupérables auprès du locataire :

• Voies de circulation
• Aires de stationnement
• Abords des espaces verts
• Équipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Vous pouvez également récupérer certaines taxes et redevances :

• Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères (qu’on trouve sur l’avis de taxes foncières)
• Taxe de balayage
• Redevance assainissement

Comment sont payées ces charges par le locataire ?

Alors si les charges récupérables auprès de votre locataire sont les mêmes selon le type de location, leur mode de paiement n’est par contre pas le même en cas de logement vide ou de logement meublé.

Paiement des charges pour un locataire, dans un logement loué vide

Dans le cadre d’une location vide, il n’y a pas le choix. Le paiement des charges se fait par provisions de même montant, avec une régularisation annuelle.

Vous devez absolument justifier le montant des charges locatives auprès de votre locataire.

Provisions et justificatifs

Chaque mois, votre locataire va vous régler une provision sur les charges, qui lui sont imputables. Pour cela, vous allez devoir vous baser sur le budget prévisionnel fournis par la copropriété et le niveau de la précédente régularisation de charges. Le calcul des provisions sur charges est assez complexe et la conséquence d’un mauvais calcul peut être désastreuse lors de la régularisation.

Bon à savoir : si votre copropriété est équipée d’un système de frais télé-relevables, que ce soit pour l’eau, le chauffage … vous devez transmettre mensuellement ces informations à votre locataire.

Régularisation annuelle et justificatifs

Ensuite, une fois par an minimum, vous devrez régulariser ces provisions sur charges. Cela consiste à comparer la totalité des provisions sur charges demandées à votre locataire, avec les dépenses effectives de la copropriété.

Ainsi, si les provisions sont supérieures aux charges effectives, vous devrez reverser à votre locataire le trop-perçu.

Si par contre, les charges effectives sont supérieures aux provisions, vous devrez demander un complément de charges à votre locataire. Pour cela, un mois avant la régularisation annuelle vous devrez fournir des justificatifs à votre locataire :

• Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Mode de répartition des charges entre les logements.

Votre locataire pourra vous faire la demande du récapitulatif des charges par courrier ou par mail, et vous devrez les tenir à disposition également pendant une durée de 6 mois après l’envoi du décompte.

Paiement des charges pour un locataire, dans pour un logement loué meublé

Dans le cadre d’une location meublée, le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables.

Bail mobilité

Sur ces baux de courte durée, la législation s’est portée sur le choix des charges au forfait, à payer en même temps que le loyer.

Le montant du forfait doit être :

• Inscrit dans le bail
• Proportionné par rapport au montant de charges appliquées au précédent locataire
• Sans régularisation annuelle
• Révisé dans les mêmes conditions que le loyer

Il est donc important, encore plus que pour le système de provision et régularisation, de bien calculer le forfait à demander à son locataire.

Bail d’habitation

Pour ce type de location, vous aurez le choix pour les charges locatives :

• Au forfait
• Avec le système des provisions et régularisation annuelle, comme en location vide

En période inflationniste, il peut être préférable d’opter pour le système des provisions, qui correspond aux dépenses réelles. Cela entraine par contre une gestion locative plus complexe, d’autant plus qu’en location meublée, il y a souvent une forte rotation des locataires, et donc cela rend plus difficile les calculs. N’hésitez donc pas à vous faire accompagner par La Gestion En Ligne pour la gestion de votre bien meublé.

Jusqu’à quand un bailleur peut réclamer des charges à un locataire ?

Autant pour un logement vide que meublé, la durée est la même : 3 ans.

Vous pourrez donc réclamer à votre locataire, tout impayé de charges ou de loyers qui vous est dû.

Est-ce que vous pouvez augmenter les charges de votre locataire ?

Bonne nouvelle, vous pouvez augmenter ces charges, si vous êtes soumis au système de provisions avec régularisation ou au forfait.

Par contre cette augmentation est soumise à une règlementation.

Les moyens d’augmenter les charges du locataire

Il existe 2 moyens d’augmenter ces charges :

• Contractuellement par l’intermédiaire du bail, qui peut stipuler que les charges augmentent chaque année en fonction de l’IRL, c’est notamment le cas pour les charges au forfait
• Annuellement lors du rapprochement des comptes entre les provisions perçues et les charges effectivement payées

Cependant, cette augmentation ne peut pas se faire n’importe comment.

Le calcul de l’augmentation des charges du locataire

Dans les deux cas, l’augmentation des charges se fait une fois par an.

En cas d’indexation avec l’IRL, le calcul se fait selon les indications écrites sur le bail en termes de périodicité et de montant à appliquer.

En cas de provisions sur charges avec régularisation, celle-ci se fait de manière annuelle, notamment si les provisions réalisées étaient insuffisantes par rapport aux dépenses et que l’évolution des futures dépenses est également à la hausse, comme en période inflationniste. L’augmentation des charges est alors vivement conseillée de manière à ne pas avoir de surprise au moment de la régularisation. Cependant, en aucun cas cette augmentation de charges ne devra se faire de manière arbitraire.

Conseils de La Gestion En Ligne concernant les charges de locataire

• Préférez le calcul de provisions avec régularisation annuelle, plus proche de la réalité
• Faites-vous accompagner par un professionnel pour cette partie technique
• Conservez bien tous les justificatifs pour les fournir à votre locataire