Bail commercial et état des lieux : ce qu’il faut savoir

L’état des lieux est une étape cruciale pour les preneurs comme pour les bailleurs. Désormais obligatoire dans le cadre d’un bail commercial, ce document doit absolument être joint au contrat de location. Retour sur l’utilité ainsi que sur les points clés dont il faut tenir compte au moment d’effectuer l’état des lieux d’un local commercial.

Bail commercial : l’importance de l’état des lieux

Vous êtes sur le point de signer un contrat de bail commercial ou d’y mettre fin ? Dans ces deux cas, la législation impose désormais que soit réalisé un état des lieux. Un document descriptif qui va faire l’inventaire des espaces loués.

L’état des lieux a une importance capitale. Ce document atteste en effet de l’état du local au moment de l’entrée dans les lieux, puis du départ du locataire.

Depuis 2014 et l’entrée en vigueur de la loi Pinel, il est devenu obligatoire. Très important, l’état des lieux permet en effet de prouver et de définir avec le plus de précision possible l’état du local aux moments de l’entrée dans les lieux et du départ.

Par exemple, l’état des lieux de sortie permet de consigner l’état du local rendu par le locataire. Si les locaux ne sont pas remis dans le même état qu’au moment de l’arrivée du preneur, le bailleur peut alors légalement procéder à une retenue sur le dépôt de garantie versé.

La loi impose également la réalisation d’un état des lieux au moment de la mutation, de la cession de droit au bail ou de la cession d’un fonds de commerce. Dans tous les cas, le document doit impérativement être joint au bail.

Attention, depuis la loi Pinel de 2014, l’obligation de réaliser un état des lieux est d’ordre public, comme prévu à l’article L.145-40-1 du Code du commerce. Cette obligation est valable pour les locaux commerciaux, les locaux loués via un bail professionnel ou via un bail dérogatoire (ou précaire).

De plus, il doit désormais exister deux versions de l’état des lieux. L’une à destination du propriétaire et l’autre, à destination du preneur. Deux versions devant être rigoureusement identiques.

Comment se déroule l’état des lieux d’un bail commercial ?

L’état des lieux doit s’effectuer en présence du bailleur ainsi que du preneur. Si l’une ou l’autre personne ne peut être présente, ou si elle ne peut pas être représentée, un commissaire de justice peut être mandaté pour s’assurer à sa place, du bon déroulement de l’état des lieux.

Lors de l’état des lieux, le bailleur, le preneur ou leurs représentants doivent se rendre dans toutes les pièces du local commercial. L’objectif : détailler l’état précis de chacune de ces pièces à l’instant T.

Toute une série d’éléments sont alors contrôlés et décrits. Parmi eux : les murs, les plafonds, les sols, les appareils électriques, les branchements ou prises, les fenêtres, les murs, les sols, la robinetterie, les équipements de chauffage, la VMC, etc.

Bail commercial : quelques conseils à suivre pour réaliser votre état des lieux

Pour éviter toute potentielle mauvaise surprise au moment de l’état des lieux, quelques conseils pratiques sont à suivre :

• Pensez à détailler chaque élément au maximum. Plus vous irez dans le détail et plus vous limiterez les désaccords par la suite,
• Soyez méticuleux. N’hésitez pas à tout vérifier, des plus grands aux plus petits éléments qui se trouvent dans chacune des pièces,
• Joignez des photos ou même, des vidéos. Autant d’éléments supplémentaires pouvant faire foi en cas de problème,
• N’oubliez pas que, pour être valable, l’état des lieux doit être signé par les deux parties.

Bailleur ou preneur, vous êtes en désaccord avec l’autre partie au moment de l’état des lieux de sortie ? Autant que possible, essayez de trouver un terrain d’entente. Sinon, le litige va donner lieu à une procédure nécessitant le recours, à minima, à un commissaire de justice. Ce qui entraînera des frais supplémentaires, à partager entre le preneur et le bailleur.

Sachez que si besoin, vous avez la possibilité de faire appel à un professionnel de l’immobilier ou à un diagnostiqueur pour réaliser l’état des lieux d’un local commercial. Ainsi, bailleurs comme preneurs pourront se reposer sur l’expertise et la compétence technique de ce professionnel certifié.

À propos de l’état des lieux de sortie

Tout comme l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie est obligatoire pour tous les baux commerciaux, y compris ceux qui ont été conclu avant la mise en application de la loi Pinel en 2014.

Pour information, il est possible d’effectuer un état des lieux de sortie avant la fin de la période de préavis.

En cas d’absence d’état des lieux d’entrée, le locataire sera présumé avoir reçu du bailleur des locaux en bon état de réparation. Seule exception possible : s’il parvient à apporter des preuves qu’il existait des dégradations. Dans l’absolu, c’est donc un cas de figure plutôt favorable au bailleur.

Existe-t-il des outils pour faciliter la réalisation d’états des lieux ?

Vous trouverez sur le web des modèles dont vous inspirer pour ne rien oublier dans votre état des lieux. Ces fichiers à télécharger mentionnent toutes les informations importantes à ne pas oublier, telles que :

• Date,
• Adresse du local,
• Coordonnées du bailleur et du locataire,
• Relevés de compteur d’eau, de gaz ou d’électricité,
• Description de chaque élément et de chaque pièce.

Sachez enfin qu’il existe aussi des logiciels et des applications professionnelles pour réaliser des états des lieux dématérialisés. Mais ces outils sont payants et s’adressent plutôt aux gestionnaires et aux professionnels de l’immobilier.

Vous souhaitez en savoir plus sur le cadre juridique du bail commercial ? Consultez tous nos articles de blog sur ce sujet !