Foire aux questions sur l’appel de fonds de copropriété (FAQ)

Dans la gestion d’un bien en copropriété, l’appel de fonds constitue l’une des obligations financières récurrentes que doit assumer tout propriétaire bailleur. Il s’agit des sommes demandées par le syndic pour financer le fonctionnement courant de l’immeuble, les dépenses d’entretien ou encore les travaux votés en assemblée générale.

C’est un mécanisme essentiel au bon fonctionnement de la copropriété, mais sa compréhension et sa gestion peuvent s’avérer complexes pour un bailleur. En effet, il faut notamment déterminer ce qui est réellement dû et savoir quels montants répercuter, le cas échéant, auprès de son locataire.

C’est pourquoi La Gestion En Ligne est là pour vous guider avec cette foire aux questions et vous expliquer de manière structurée ce qu’est un appel de fonds, comment il est calculé, qui le demande et quelles sont vos responsabilités en tant que copropriétaire bailleur.

Nous détaillerons également les notions de provisions sur charges, de quotes-parts de tantièmes et de régularisations annuelles, afin que vous puissiez appréhender ces éléments avec clarté et efficacité dans le cadre de la gestion des charges locatives.

Qu’est-ce qu’un appel de fonds ?

Une copropriété fait face à de nombreuses dépenses pour son fonctionnement. C’est pour les financer, que des appels de fonds sont lancés de manière régulière.

Cependant, c’est le règlement de copropriété qui fait un état descriptif des différentes charges. C’est également lui qui les classe en deux grandes catégories :

• Les charges générales : elles sont relatives à l’entretien, la conservation et gestion de l’immeuble par le syndic. Leur répartition se fait alors aux tantièmes de copropriété.
• Les charges spéciales : elles concernent les frais relatifs aux équipements et services collectifs comme le chauffage ou l’ascenseur, mais dont la répartition se fait en fonction de son utilité ou non. Par exemple, un lot au rez-de-chaussée ne sera pas concerné par les frais relatifs à l’ascenseur et un lot de garage ne sera pas concerné par le chauffage collectif.

L’avis d’appel de fonds indique ensuite selon la nature des charges :

• Le montant de la provision, pour les charges avec provisions
• La somme exigible avec sa date d’échéance, pour les charges forfaitaires

Quelle est la différence entre les provisions sur charges et les charges forfaitaires ?

Les provisions sur charges et les charges forfaitaires correspondent à deux modes de facturation des charges locatives, mais leur fonctionnement diffère.

Les provisions sur charges consistent à demander au locataire un montant mensuel estimé, avec une régularisation annuelle obligatoire basée sur les dépenses réelles. Ce système s’applique principalement aux locations vides et aux logements en copropriété.

Les charges forfaitaires, quant à elles, reposent sur un montant fixe défini dans le bail, sans régularisation possible. Elles concernent surtout les locations meublées et les baux spécifiques. Le bailleur assume le risque en cas de charges réelles plus élevées.

👉 À retenir : les provisions sur charges s’ajustent chaque année, tandis que les charges forfaitaires restent définitives.

Que comprend l’appel de fonds pour des provisions du budget prévisionnel ?

Chaque année, le syndicat réalise un budget prévisionnel. Il est alors soumis au vote de lors de l’assemblée générale.

Ce budget comprend le paiement des dépenses suivantes :

• Frais courant de maintenance
• Coût de fonctionnement
• Administration des équipements communs

L’appel de fonds est alors envoyé avant l’échéance de chaque trimestre afin de payer les charges à venir. C’est ensuite en fin d’exercice que sera réalisée une régularisation sur charges.

Cet avis doit donc indiquer :

• Le montant de la provision ou la somme exigible à régler
• La date limite de paiement
• Le détail des calculs de cette somme

Que comprend l’appel de fonds pour des provisions non comprises dans le budget prévisionnel ?

En cours d’exercice, des charges autres que celles comprises dans le budget prévisionnel sont également à financer. Il s’agit de toutes les charges prévues à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 et qui concernent des dépenses relatives à :

• Des travaux:
  • De conservation ou d’entretiende l’immeuble, autres que ceux de maintenance ;
  • Portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
  • D’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
  • D’autres travaux, qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble ;
• Des études techniques, telles que les diagnostics et consultations.

Chaque copropriétaire reçoit ensuite le détail de la dépense à régler avec son montant.

Qu’est-ce qu’un tantième ?

La répartition des charges générales se fait selon la règle des tantièmes. Vous devez donc bien comprendre à quoi correspondent les tantièmes dans une copropriété.

Les tantièmes sont le nombre de parts détenues par un copropriétaire dans une copropriété. Ils sont souvent annoncés en millièmes de parts et ils se calculent en fonction de trois critères :

• La superficie du lot
• Les annexes directement rattachées au lot, comme la terrasse ou le balcon
• La situation dans la copropriété (en rez-de-chaussée ou en étage)

C’est le règlement de copropriété qui doit prévoir une répartition des tantièmes entre chacun des lots. Cependant, il se peut qu’en cours de vie de la copropriété, le nombre de tantièmes vient à être modifié. Cela peut notamment être le cas lors de la modification d’usage d’un lot, la division d’un lot ou bien la vente de parties communes à des copropriétaires.

Comment est calculé un appel de fonds ?

La quote-part de charges à payer par un copropriétaire correspond au calcul suivant :

Somme totale de l’appel de fonds x nombre de tantièmes détenus / nombre total de tantièmes de la copropriété

Exemple : la somme de 5.000 € est appelée. Un copropriétaire possède 25 tantièmes dans une copropriété de 1005 tantièmes. Le montant de son appel de fonds s’élèvera donc à 5000 x 25 / 1005, soit 124,38 €

Par qui sont envoyés les appels de fonds ?

C’est le rôle du syndic de copropriété, que celui-ci soit professionnel ou bénévole, de procéder à l’envoi des appels de fonds à tous les copropriétaires.

Sous quelle forme sont envoyés les appels de fonds ?

C’est l’article 35-2 du décret n° 67-227 du 17 mars 1967, modifié par le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 qui impose l’envoi de cet avis, au choix du copropriétaire :

• Par lettre simple
• Par message électronique, à l’adresse déclarée par lui à cet effet

De plus, depuis le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 vous pouvez également consulter depuis un espace en ligne sécurisé vos appels de fonds. Ils sont disponibles avec :

• Votre compte individuel
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices
• Le montant de votre quote-part du fonds de travaux
• Vos avis d’appel de fonds adressés sur les trois dernières années.

A quelle fréquence se font les appels de fonds ?

Si les charges sont budgétées chaque année par le syndic de copropriété et réparties toute l’année, il y a parfois une différence avec les dépenses réellement engagées.

C’est pour cela qu’une fois par an, il y a une régularisation des charges. Elle consiste entre un rapprochement entre toutes les sommes appelées durant l’année et les sommes réellement dépensées.

A votre tour, vous la basculerez à votre locataire, en fonction des charges locatives récupérables.

Qu’est-ce que la régularisation pour charges de copropriété ?

Si les charges sont budgétées chaque année par le syndic de copropriété et réparties toute l’année, il y a parfois une différence avec les dépenses réellement engagées.

C’est pour cela qu’une fois par an, il y a une régularisation des charges. Elle consiste entre un rapprochement entre toutes les sommes appelées durant l’année et les sommes réellement dépensées.

Quand a lieu cette régularisation des charges ?

L’apurement des charges locatives se fait dans un délai de six mois maximum après la fin de l’exercice.

Chez La Gestion En Ligne, la régularisation des charges se réalise conjointement avec la taxe d’ordures ménagères, qui est récupérable chez le locataire. L’apurement se fait ainsi dans un délai d’un mois après la réception des deux documents : le décompte des charges de copropriété et la taxe foncière.

À quoi correspondent les avances réclamées par le syndic de copropriété ?

Aux appels de fonds classiques, d’autres sommes peuvent également être appelées auprès des copropriétaires et concerner :

• Les travaux régis par la loi ALUR, et ce, depuis le 1^er janvier 2017
• Les frais de procédure non prévus ou non provisionnés
• Les travaux votés en assemblée générale
• Les provisions et avances votées en assemblées générales

Dans tous les cas, vous devez avoir le détail des sommes et calculs, afin d’expliquer la somme demandée et justifier ainsi le montant.

Bon à savoir : pour les travaux régis par la Loi Alur, leur montant d’un minimum de 5 % du budget prévisionnel peut être augmenté suite à décision de l’assemblée générale.

Qui paye les appels de fonds ?

Ces sommes sont dues par chacun des copropriétaires.

C’est pourquoi si vous avez mis votre logement en location, vous êtes alors en droit de récupérer certaines charges auprès de votre locataire. C’est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui a fixé l’intégralité de ces charges récupérables auprès du locataire.

Qui paye les appels de fonds en cas de vente du logement ?

En cas de vente, c’est la date de signature de l’acte authentique qui fait la bascule pour le paiement des appels de fonds :

• Avant: c’est l’ancien copropriétaire, qui en est redevable
• Après : c’est le nouveau copropriétaire, qui en est redevable.

C’est d’ailleurs souvent ce qui explique que les montants des travaux régis par la loi ALUR, d’un montant minimum de 5% sont rarement augmentés. Toute avance sur ces travaux serait alors perdue pour l’ancien propriétaire en cas de vente. C’est pour cela que de nombreux copropriétaires ne souhaitent pas dépasser le pourcentage minimum.

Que se passe-t‘il en cas de non-paiement des appels de fonds ?

Si vous ne réglez pas les appels de fonds à la date d’exigibilité, vous êtes alors considéré comme un copropriétaire débiteur.

Le syndic de copropriété peut alors intervenir pour recouvrer les sommes dues. En effet, il dispose de 3 procédures légales de recouvrement :

• La loi Élan n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, pour accélérer l’action en recouvrement. Elle implique qu’après une prise en demeure infructueuse au-delà de 30 jours, les autres provisions non encore échues et les sommes restant dues appelées au titre des exercices précédents, deviennent alors immédiatement exigibles
• L’article 19-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété, qui prévoit une intervention en procédure accélérée du président du tribunal judiciaire. Elle a pour objet de faire régler le débiteur de toutes les sommes prévues précédemment. Cet article prévoit également qu’en cas d’assemblée générale pour autoriser le syndic à agir en justice contre le copropriétaire débiteur, ce dernier ne pourra alors pas voter pour cette délibération, ni donner mandat de vote.
• De plus, depuis le 1^er juin 2020, le syndic peut demander l’inscription d’une hypothèque légale en sa faveur pour toute créance d’un copropriétaire défaillant.

Les autres copropriétaires peuvent également intervenir depuis un arrêt du 7 septembre 2017 de la Cour de Cassation. Collectivement ou non, ils peuvent agir en justice afin d’obtenir réparation du préjudice subi. En l’espèce, il s’agissait alors d’un copropriétaire qui n’avait pas réglé l’appel de fonds nécessaire pour des travaux de conservation d’une copropriété menacée d’un arrêté de péril. La conséquence était alors l’interdiction effective d’habiter l’immeuble, et donc de le louer, privant ainsi les copropriétaires bailleurs de revenus, du fait du non-paiement des travaux nécessaires.

En bref sur l’appel de fond

L’appel de fonds joue donc un rôle central dans la gestion d’un bien en copropriété. Il permet au syndic de financer les charges courantes, les travaux votés et les dépenses prévues au budget prévisionnel. En tant que bailleur, vous devez assimiler son fonctionnement pour anticiper vos paiements et sécuriser votre gestion financière.

Une bonne maîtrise des appels de fonds vous aide aussi à gérer correctement les charges locatives. Selon votre bail, vous récupérez ces charges auprès du locataire avec des provisions et régularisation annuelle ou charges forfaitaires. Ce choix influence directement l’équilibre de votre gestion locative et doit apparaître clairement dans le contrat de location.

Pour aller plus loin, consultez notre article dédié aux charges locatives. Vous y trouverez les définitions essentielles et nos conseils pour gérer efficacement vos charges et vos relations avec votre locataire.